About the company
Established in the 1930s as a trading business, Al-Futtaim Group today is one of the most diversified and progressive, privately held regional businesses headquartered in Dubai, United Arab Emirates. Structured into five operating divisions; automotive, financial services, real estate, retail and healthcare; employing more than 35,000 employees across more than 20 countries in the Middle East, Asia and Africa, Al-Futtaim Group partners with over 200 of the world's most admired and innovative brands. Al-Futtaim Group’s entrepreneurship and relentless customer focus enables the organization to continue to grow and expand; responding to the changing needs of our customers within the societies in which we operate.
By upholding our values of respect, excellence, collaboration and integrity; Al-Futtaim Group continues to enrich the lives and aspirations of our customers each and every day.
Overview of the role
Support the Document Control function by managing electronic document management systems (EDMS), SharePoint, and digital document workflows to ensure the effective control, tracking, and governance of project documentation. The role is responsible for maintaining document accuracy, supporting document lifecycle management, and ensuring compliance with document control procedures and approved electronic platforms. The position plays a key role in enhancing document governance, improving workflow efficiency, ensuring audit readiness, and supporting the continuous improvement of digital document management processes.
What you will do
Lead document control activities across projects, ensuring the effective management of documents through approved EDMS and SharePoint platforms.
Maintain document numbering, metadata, revision control, distribution processes, and document lifecycle governance in line with company standards.
Manage and maintain structured document repositories, ensuring document accuracy, integrity, accessibility, and version control.
Support digital document workflows by testing, validating, and optimizing Power Automate, Power Apps, and other document management solutions.
Monitor document registers, audit trails, and reporting dashboards to identify risks, gaps, and non-compliance, escalating issues where required.
Coordinate with project teams, stakeholders, and IT to resolve document control and system-related issues while ensuring seamless document workflows.
Provide guidance and support to Document Controllers and end users on document control procedures, systems, and best practices.
Prepare regular reports, dashboards, and performance metrics to support management visibility, audit readiness, and continuous improvement initiatives.
Required skills to be successful
4+ years of experience in Document Control within construction, real estate, infrastructure, engineering, or project-based environments, including 4+ years of hands-on experience using Electronic Document Management Systems (EDMS) such as SharePoint, PMWeb, ProjectWise, Aconex, Asite, or equivalent platforms.
Strong understanding of document control principles, including document lifecycle management, metadata, revision control, document numbering, transmittals, registers, and controlled distribution.
Experience managing SharePoint document libraries, version control, metadata, access permissions, and digital document workflows.
Practical experience with Microsoft Power Platform, particularly Power Automate and Power Apps, to support workflow improvements, testing, and system enhancements.
Strong reporting, data management, and analytical skills, with experience preparing document control reports, audit records, dashboards, and register reconciliations.
Proven ability to guide Document Controllers, coordinate with cross-functional stakeholders, and ensure compliance with document governance standards.
Excellent communication, organizational, problem-solving, and stakeholder management skills, with the ability to manage multiple priorities.
What equips you for the role
Bachelor's degree in Computer Science, Information Systems, Information Management, Business Information Technology, Engineering, or a related discipline.
Strong knowledge of EDMS platforms, digital document workflows, and document governance best practices.
Working knowledge of ISO 9001:2015 documented information requirements. Familiarity with ISO 19650 is considered an advantage.
Excellent command of English. Arabic proficiency is preferred.
High attention to detail, strong ownership, analytical thinking, and a continuous improvement mindset.
Ability to work under pressure while maintaining compliance, accuracy, and effective stakeholder collaboration.
About Al-Futtaim Group Real Estate
The real estate development and operations arm of Al-Futtaim, Al-Futtaim Group Real Estate is responsible for a multi-billion-dollar portfolio across MENA. With high-quality residential, business, retail, tourism, educational and healthcare developments, the master developer caters to the diverse needs of cities and communities in the region. From origination, conception, development, sales, procurement and construction of mega-projects and the leasing, operation and management of these projects after completion, Al-Futtaim Group Real Estate (AFGRE) has been developing and managing owned landbanks, unlocking the economic potential of the region and contributing to future development for more than 40 years.
Our focus is to enable and invest in meaningful relationships to make our properties the best places to live and work, build additional products and services and enable partnerships to create true value to our customers throughout their entire experience with us. AFGRE is responsible for master planning of all projects in its portfolio, including two large scale mixed use destinations: Dubai Festival City and Cairo Festival City.
حول الشركة
تأسست في ثلاثينيات القرن الماضي كعمل تجاري في مجال التجارة، وتُعتبر مجموعة الفطيم اليوم واحدة من أكثر الشركات الإقليمية تنوعاً وتقدماً، وهي مملوكة للقطاع الخاص ومقرها دبي، الإمارات العربية المتحدة. مقسمة إلى five operating divisions؛ السيارات، الخدمات المالية، العقارات، البيع بالتجزئة، والرعاية الصحية؛ وتوظف أكثر من 35,000 موظف عبر أكثر من 20 دولة في الشرق الأوسط وآسيا وأفريقيا. تتعاون مجموعة الفطيم مع أكثر من 200 علامة تجارية عالمية معروفة ومبتكرة. ريادة أعمال مجموعة الفطيم وتركيزها المستمر على العملاء يمكّنان المؤسسة من النمو والتوسع؛ والاستجابة للاحتياجات المتغيّرة لعملائنا ضمن المجتمعات التي نعمل فيها.
من خلال التزامنا بقيم الاحترام والتميز والتعاون والنزاهة؛ تستمر مجموعة الفطيم في إثراء حياة وتطلعات عملائنا كل يوم.
نظرة عامة على الدور
دعم وظيفة التحكم في الوثائق من خلال إدارة أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، وSharePoint، وتدفقات العمل الرقمية للوثائق لضمان التحكم الفعال، والتتبع، والحوكمة للوثائق المشروع. الدور مسؤول عن الحفاظ على دقة الوثائق، ودعم إدارة دورة حياة الوثيقة، وضمان الامتثال لإجراءات التحكم في الوثائق والمنصات الإلكترونية المعتمدة. يلعب الدور دورًا رئيسيًا في تعزيز حوكمة الوثائق، وتحسين كفاءة سير العمل، وضمان جاهزية التدقيق، ودعم التحسين المستمر لعمليات إدارة الوثائق الرقمية.
ما ستقوم به
قيادة أنشطة التحكم في الوثائق عبر المشاريع، وضمان الإدارة الفعالة للوثائق من خلال منصات EDMS وSharePoint المعتمدة.
الحفاظ على ترقيم الوثائق والبيانات الوصفية والتحكم في النسخ وعمليات التوزيع وحوكمة دورة حياة الوثيقة وفق المعايير المعمول بها.
إدارة وحفظ مستودعات الوثائق المنظمة، وضمان دقة الوثائق وسلامتها وإمكانية وصولها والتحكم في الإصدارات.
دعم تدفقات العمل الرقمية للوثائق من خلال الاختبار والتحقق والتحسين لـ Power Automate وPower Apps وغيرها من حلول إدارة الوثائق.
مراقبة سجلات الوثائق ومسارات التدقيق ولوحات التقارير لتحديد المخاطر والفجوات وعدم الامتثال، وتبيان القضايا عند الحاجة.
التنسيق مع فرق المشروع والأطراف المعنية وتكنولوجيا المعلومات لحل قضايا التحكم في الوثائق والنظام مع ضمان سير عمل الوثائق بسلاسة.
توفير الإرشاد والدعم لمديري الوثائق والمستخدمين النهائيين بشأن إجراءات التحكم في الوثائق والأنظمة وأفضل الممارسات.
إعداد تقارير منتظمة ولوحات معلومات ومؤشرات الأداء لدعم الرؤية الإدارية والجاهزية للتدقيق ومبادرات التحسين المستمر.
المهارات المطلوبة للنجاح
أكثر من 4 سنوات خبرة في التحكم في الوثائق ضمن بيئات البناء والعقارات والبنية التحتية والهندسة أو المشاريع.
فهم قوي لمبادئ التحكم في الوثائق بما في ذلك إدارة دورة حياة الوثيقة والبيانات الوصفية والتحكم في الإصدارات وترقيم الوثائق والمرسلات والسجلات والتوزيع المسيطر عليه.
خبرة في إدارة مكتبات وثائق SharePoint والتحكم في الإصدارات والبيانات الوصفية وحقوق الوصول وتدفقات العمل الرقمية للوثائق.
خبرة عملية مع Microsoft Power Platform، خصوصاً Power Automate وPower Apps، لدعم تحسينات سير العمل والاختبار وتطوير الأنظمة.
مهارات تقريرية وإدارية وتحليلية قوية، مع خبرة في إعداد تقارير التحكم في الوثائق وسجلات التدقيق ولوحات البيانات وتسويات السجلات.
إثبات القدرة على توجيه مديري الوثائق والتنسيق مع أصحاب المصلحة عبر الوظائف المختلفة وضمان الامتثال لمعايير حوكمة الوثائق.
اتصال ممتاز وتنظيم ومهارات حل المشكلات وإدارة أصحاب المصلحة، مع القدرة على إدارة أولويات متعددة.
ما يؤهلك للدور
درجة البكالوريوس في علوم الكمبيوتر أو أنظمة المعلومات أو إدارة المعلومات أو تكنولوجيا المعلومات التجارية أو الهندسة أو تخصص ذي صلة.
معرفة قوية بمنصات EDMS وتدفقات العمل الرقمي للوثائق وأفضل ممارسات حوكمة الوثائق.
معرفة عملية بمتطلبات ISO 9001:2015 للمعلومات الموثقة. تُعتبر الإلمام بـ ISO 19650 ميزة.
إتقان ممتاز للغة الإنجليزية. يُفضل إتقان العربية.
اهتمام عالي بالتفاصيل، احترام قوي للمسؤولية، تفكير تحليلي، وعقلية تحسين مستمر.
القدرة على العمل تحت الضغط مع الحفاظ على الامتثال والدقة والتعاون الفعال مع أصحاب المصلحة.
حول مجموعة الفطيم للعقارات
ذراع التطوير والتشغيل العقاري لشركة الفطيم، تمثل مجموعة الفطيم للعقارات محفظة بمليارات الدولارات عبر منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا. مع تطويرات سكنية وتجارية وتجزئة وسياحة وتعليم ورعاية صحية عالية الجودة، يهدف المطور الرئيسي لتلبية احتياجات المدن والمجتمعات المتنوعة في المنطقة. من الت genesis، التصور، التطوير، المبيعات، والشراء والبناء للمشروعات الضخمة والتأجير والتشغيل والإدارة لتلك المشاريع بعد الانتهاء، قامت مجموعة الفطيم للعقارات (AFGRE) بتطوير وإدارة مخزونات الأراضي المملوكة، وفتح الإمكانات الاقتصادية للمنطقة والمساهمة في التنمية المستقبلية لأكثر من 40 عامًا.
تركيزنا هو تمكين وتجارة علاقات ذات معنى لجعل ممتلكاتنا أفضل أماكن للعيش والعمل، وبناء منتجات وخدمات إضافية وتمكين الشراكات لخلق قيمة حقيقية لعملائنا طوال تجربتهم معنا. تتحمل AFGRE مسؤولية التخطيط الشامل لجميع المشاريع في محفظتها، بما في ذلك وجهتين رئيسيتين للاستخدام المختلط: دبي فستيفال سيتي والقاهرة فستيفال سيتي.