إعلان الهيئة المصرية لضمان الجودة والاعتماد في التعليم الفني والتقني والتدريب المهني (إتقان) عن وظيفة مدير إدارة المكتب الفني

وصف الوظيفة

الغرض من الوظيفة

مراجعة الموضوعات الواردة من الإدارات المختلفة والجهات التابعة، وإعداد التقارير اللازمة بشأنها بهدف تقديم الدعم الفني لرئيس مجلس إدارة الهيئة.

أبرز المهام والمسؤوليات

المهام العامة

• يشارك في وضع البرامج والسياسات التشغيلية في ضوء الخطة الاستراتيجية للهيئة والعمل على تحقيقها ومتابعة تطبيقها.

• يتابع ويقيم أعمال الإدارة والعاملين، ويتأكد من إنجازها وفقاً للبرامج والسياسات التفصيلية الموضوعة، من حيث الكفاءة والفعالية، بما يضمن الالتزام بكافة الأنظمة واللوائح والسياسات المعتمدة في الهيئة.

• يقدم المقترحات بشأن الاحتياجات من الموارد البشرية والتدريبية والمالية والمستلزمات الإدارية لتنفيذ الأعمال والأنشطة المختلفة بالإدارة وضمان الاستخدام الأمثل لهذه الموارد.

• يرفع التقارير الدورية المتعلقة بسير العمل في الإدارة لرئيس الهيئة بناءً على التوجيهات الصادرة أو على أساس مدة زمنية محددة.

المهام التخصصية

• يراجع الموضوعات الفنية الواردة من الإدارات المختلفة والجهات التابعة وإعدادها للعرض على رئيس الهيئة.

• يقوم بتزويد رئيس الهيئة بالمعلومات والبيانات الكافية التي يطلبها بشأن نتائج القرارات الصادرة منه والتي يتم اتخاذها وتنفيذها.

• يشرف على إعداد المذكرات والمراسلات والتقارير التي يطلبها رئيس الهيئة.

• يقوم بمراجعة المذكرات والمراسلات، سواء للرد على رئاسة الجمهورية ورئاسة مجلس الوزراء ومجلس النواب ومجلس الشيوخ وخطابات الإرفاق الخاصة بها، وخطابات السادة الوزراء والسادة المحافظين، والتأكد من استيفائها ووضعها بالتنسيق المناسب، وإعداد ملخص وافٍ لها، وعرضها وفقاً للأولوية والأهمية على الرئيس المباشر.

• يشرف على عملية إعداد محتوى العروض التقديمية وتنسيقها بالتعاون مع فريق عمل الدعم التكنولوجي ومراجعتها.

• يقوم بتصنيف التأشيرات على المذكرات والمكاتبات الواردة بناءً على تعليمات الرئيس المباشر وفقاً للجهات الموجه إليها التأشيرة.

• يقوم بإعداد تقارير عن موقف المكاتبات والمذكرات في ضوء تأشيرة رئيس الهيئة، وعرضها على الرئيس المباشر.

• يتابع تنفيذ القرارات الصادرة من مجلس الوزراء واللجان الوزارية، ويتابع إبلاغ الجهات التابعة للهيئة بالقرارات والتوجيهات وإعداد المذكرات اللازمة.

• يشرف على إعداد البيانات المجمعة على مستوى كافة الجهات التابعة.

• يؤدي جميع ما يسند إليه من مهام أخرى متصلة بطبيعة عمل الوظيفة.

الخبرات والجدارات

المهارات والجدارات

• القدرة على التعامل مع الحاسب الآلي وتطبيقاته المختلفة ذات الصلة بمجال عمل الوظيفة.

• المعرفة الكافية بإحدى اللغات الأجنبية.

• المعرفة الكافية بالقوانين واللوائح والإجراءات التي تحكم نظام العمل.

• القدرة العالية على القيادة والتوجيه، ووضع الخطط والبرامج ومتابعتها.

• القدرة العالية على اتخاذ القرار.

• امتلاك مستوى عالٍ من مهارات الاتصال والتفاوض والعرض.

• القدرة على حل المشكلات وإدارة الأزمات واتخاذ القرار.

• القدرة على إدارة الوقت وضغوط العمل.

• الاتزان وضبط النفس والدبلوماسية في التعامل مع الآخرين.

سنوات الخبرة

• قضاء مدة بينية مقدارها عام على الأقل في وظيفة من المستوى الأدنى له مباشرة الأول (ب) من داخل الجهاز الإداري للدولة.

• قضاء مدة كلية مقدارها ستة عشر عاماً على الأقل تتفق مع طبيعة الوظيفة من خارج الجهاز الإداري للدولة.