•Manage the daily office operations, ensuring office areas, meeting rooms, break areas, and shared facilities are clean, organized, and fully functional.
•Coordinate meeting room scheduling, organize internal meetings and office events, and manage all related logistical arrangements, including room setup and refreshments.
•Coordinate office maintenance and service requests, follow up with service providers, and monitor office supplies to ensure smooth daily operations.
•Welcome visitors, applicants, and guests, handle incoming calls, and ensure a professional and efficient front-office experience.
•Provide administrative support to Top Management by coordinating travel arrangements, hotel bookings, and other logistical requirements.
•Manage and organize bank-related documentation for the CEO and General Manager, ensuring confidentiality and proper record-keeping.
Requirements
•Bachelor's degree in Business Administration, Management, or a related field.
•2–4 years of experience in office management, administration, or a similar role.
•Strong organizational and multitasking skills.
•Excellent communication and interpersonal skills.
•Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, and PowerPoint).
•Ability to handle confidential information with professionalism.
•إدارة عمليات المكتب اليومية، والتأكد من أن مناطق المكتب وغرف الاجتماعات ومناطق الاستراحة والالتزامات المشتركة نظيفة ومرتبة وتعمل بشكل كامل.
•تنسيق جدولة غرف الاجتماعات، وتنظيم الاجتماعات الداخلية والفعاليات المكتبية، وإدارة جميع الترتيبات اللوجستية المتعلقة بها، بما في ذلك إعداد الغرفة والمرطبات.
•تنسيق صيانة المكتب وطلبات الخدمة، والمتابعة مع مقدمي الخدمات، ومراقبة مستلزمات المكتب لضمان سير العمل اليومي بسلاسة.
•ترحيب الزوار والمتقدمين والضيوف، وإدارة الاتصالات الواردة، وضمان تجربة استقبال أمامية مهنية وفعالة.
•تقديم دعم إداري للإدارة العليا من خلال تنسيق ترتيبات السفر، وحجز الفنادق، والمتطلبات اللوجستية الأخرى.
•إدارة وتنظيم المستندات المصرفية الخاصة بالمدير التنفيذي والمدير العام، مع الحفاظ على السرية وحفظ السجلات بشكل صحيح.
المتطلبات
•درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة، أو مجال ذي صلة.
•سنتان إلى أربع سنوات من الخبرة في إدارة المكاتب، الإدارة، أو دور مشابه.
•مهارات تنظيمية وتعدد مهام قوية.
•مهارات اتصال وتفاعل بين الأشخاص ممتازة.
•الإلمام ببرنامج مايكروسوفت أوفيس (الوورد، إكسل، آوت لوك، وباوربوينت).
•القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بمهنية.