Overview of the role
Provide administrative and operational support to the Specialty Leasing function by managing contracts, internal approvals, documentation, payment tracking, reporting, and data administration. The role is responsible for ensuring the accurate processing, control, and maintenance of all Specialty Leasing records and agreements, while acting as the primary YARDI user for contract creation, activation, and updates. The position plays a key role in supporting revenue generation activities, maintaining compliance with internal processes, and ensuring efficient coordination across Finance, Legal, and other stakeholders.
What you will do
Support the Specialty Leasing Manager in preparing weekly, monthly, and annual progress reports, sales reports, and performance trackers.
Monitor aging reports in coordination with the Credit Control team and follow up on outstanding payments.
Track and support the collection of new lease, renewal, and TOR payments in collaboration with Finance and Tenant Relations teams.
Create and manage all Specialty Leasing internal approvals and ensure compliance with Delegation of Authority (DOA) requirements.
Coordinate the preparation, issuance, execution, and filing of Specialty Leasing contracts in partnership with the Legal team.
Ensure the accuracy and completeness of all tenant documentation, approvals, contracts, and records.
Maintain organized electronic and physical filing systems for contracts, approvals, and supporting documentation.
Act as the primary YARDI user for Specialty Leasing, managing contract creation, updates, amendments, activations, and approvals.
Work closely with Finance to review, validate, and post Specialty Leasing contracts within YARDI.
Maintain tracking sheets, equipment inventories, and operational records, ensuring accurate and timely reporting across the Specialty Leasing function.
Required skills to be successful
1–3 years of experience in administration, document control, contract administration, or a similar support role.
Proven experience managing documentation, approvals, contracts, filing systems, and record management.
Strong proficiency in Microsoft Office applications, particularly Excel and PowerPoint.
Familiarity with database systems, ERP platforms, or document management systems is preferred.
Strong organizational and time management skills, with the ability to manage multiple tasks and deadlines.
Excellent attention to detail, data entry accuracy, and document control capabilities.
Good problem-solving skills and the ability to work independently in a fast-paced environment.
Good communication and interpersonal skills, with the ability to coordinate effectively with multiple stakeholders.
What equips you for the role
Bachelor’s degree in Business Administration, Commerce, or a related field.
Experience within real estate, retail, leasing, or commercial environments is an advantage.
Good command of English, both written and spoken.
Strong administrative, reporting, and coordination capabilities.
Positive, self-motivated, and proactive approach to work.
Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information with professionalism.
About Al-Futtaim Group Real Estate
The real estate development and operations arm of Al-Futtaim, Al-Futtaim Group Real Estate is responsible for a multi-billion-dollar portfolio across MENA. With high-quality residential, business, retail, tourism, educational and healthcare developments, the master developer caters to the diverse needs of cities and communities in the region. From origination, conception, development, sales, procurement and construction of mega-projects and the leasing, operation and management of these projects after completion, Al-Futtaim Group Real Estate (AFGRE) has been developing and managing owned landbanks, unlocking the economic potential of the region and contributing to future development for more than 40 years.
Our focus is to enable and invest in meaningful relationships to make our properties the best places to live and work, build additional products and services and enable partnerships to create true value to our customers throughout their entire experience with us.
AFGRE is responsible for master planning of all projects in its portfolio, including two large scale mixed use destinations: Dubai Festival City and Cairo Festival City.
نظرة عامة على الدور
توفير الدعم الإداري والتشغيلي لوظيفة التأجير التخصصي من خلال إدارة العقود والموافقات الداخلية والوثائق وتتبع المدفوعات والتقارير وإدارة البيانات. يتحمل الدور مسؤولية ضمان المعالجة الدقيقة والتحكم والصيانة لجميع سجلات واتفاقيات التأجير التخصصي، مع العمل كالمستخدم YARDI الأساسي لإنشاء العقود وتفعيلها وتحديثاتها. يضطلع المنصب بدور رئيسي في دعم أنشطة توليد الإيرادات والحفاظ على الامتثال للعمليات الداخلية وضمان التنسيق الفعال عبر قسم المالية والموارد القانونية وغيرهم من أصحاب المصلحة.
ما ستقوم به
دعم مدير التأجير التخصصي في إعداد تقارير التقدم الأسبوعية والشهرية والسنوية وتقارير المبيعات ومتعقبات الأداء.
مراقبة تقارير التقدم المتزايد بالتنسيق مع فريق مراقبة الائتمان والمتابعة للمدفوعات المستحقة.
تتبع ودعم جمع مدفوعات عقد الإيجار الجديد والتجديد وTOR بالتعاون مع فرق المالية وعلاقات المستأجرين.
إنشاء وإدارة جميع الموافقات الداخلية للتأجير التخصصي وضمان الامتثال لمتطلبات تفويض السلطة (DOA).
تنسيق إعداد وإصدار وتنفيذ وأرشفة عقود التأجير التخصصي بالشراكة مع فريق القانون.
ضمان دقة وكمال جميع وثائق المستأجرين والموافقات والعقود والسجلات.
الحفاظ على أنظمة حفظ إلكترونية وورقية منظمة للعقود والموافقات والوثائق الداعمة.
التصرف كمستخدم YARDI الأساسي للتأجير التخصصي، إدارة إنشاء العقود وتحديثاتها وتعديلاتها وتفعيلها وموافقاتها.
العمل عن كثب مع المالية لمراجعة والتحقق والنشر لعقود التأجير التخصصي ضمن YARDI.
الحفاظ على جداول التتبّع، قوائم جرد المعدات والسجلات التشغيلية، مع ضمان تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب عبر وظيفة التأجير التخصصي.
المهارات المطلوبة للنجاح
1–3 سنوات من الخبرة في الإدارة، ضبط الوثائق، إدارة العقود، أو دور دعم مماثل.
خبرة موثقة في إدارة الوثائق والموافقات والعقود وأنظمة حفظ الملفات والسجلات.
إتقان قوي لبرامج Microsoft Office، خاصة Excel وPowerPoint.
الإلمام بأنظمة قواعد البيانات أو منصات ERP أو أنظمة إدارة الوثائق مفضل.
مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية، مع القدرة على إدارة مهام ومواعيد متعددة.
اهتمام ممتاز بالتفاصيل ودقة إدخال البيانات والقدرات على التحكم في الوثائق.
مهارات حل المشكلات والقدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة سريعة الإيقاع.
مهارات تواصل وتفاعل اجتماعي جيدة، مع القدرة على التنسيق بفعالية مع عدة أصحاب مصلحة.
ما يؤهلك للدور
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو التجارة أو مجال ذي صلة.
خبرة في العقارات أو البيع بالتجزئة أو التأجير أو بيئات تجارية تعتبر ميزة.
إتقان جيد للإنجليزية، كتابة وتحدثاً.
قدرات إدارية وتقارير وتنظيم قوية.
نهج إيجابي ومتحفز ذاتياً ومبادر للعمل.
القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع معلومات حساسة باحترافية.
عن مجموعة الفطيم للعقارات
ذراع التطوير والتشغيل العقاري لمجموعة الفطيم، تتحمل الفطيم جروب للعقارات مسؤولية محفظة متعددة المليارات عبر منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا. مع مشاريع سكنية وتجارية وتجزئة وسياحة وتعليمية ورعاية صحية عالية الجودة، يوفر المطور الرئيسي احتياجات المدن والمجتمعات المتنوعة في المنطقة. من البدء والمفهوم والتطوير والمبيعات والمشتريات وبناء المشاريع الضخمة والتأجير والتشغيل وإدارة هذه المشاريع بعد الانتهاء، قامت مجموعة الفطيم للعقارات (AFGRE) بتطوير وإدارة أراضٍ مملوكة وتحرير الإمكانات الاقتصادية للمنطقة والمساهمة في التنمية المستقبلية لأكثر من 40 عامًا.
هدفنا هو تمكين والاستثمار في علاقات ذات معنى لجعل ممتلكاتنا أفضل أماكن للعيش والعمل، وبناء منتجات وخدمات إضافية وتمكين الشراكات لخلق قيمة حقيقية لعملائنا طوال تجربتهم معنا.
AFGRE مسؤولة عن التخطيط الرئيسي لجميع المشاريع في محفظتها، بما في ذلك وجهتي استخدام مختلط على نطاق واسع: دبي فستيفال سيتي وقاهر فستيفال سيتي.
"