وصف الوظيفة

الأدوار والمسؤوليات

ملخص الوظيفة المسؤول عن تجهيز جميع وثائق الفعالية والتنسيق مع قسم المبيعات، أقسام الملكية والعميل لضمان خدمة عالية المستوى ومتسقة طوال مراحل ما قبل الحدث، الحدث، وما بعد الحدث لفعاليات الملكية. هذا المنصب يتعامل بشكل أساسي مع فعاليات ذات تعقيد متوسط. يضمن وجود انتقال سلس لفعالياته من المبيعات إلى الخدمة ثم العودة إلى المبيعات. يكتشف فرص تعظيم الإيرادات من خلال البيع المتقاطع وتقديم تحسينات لخلق فعاليات مميزة.

أنشطة العمل الأساسية إدارة لوجستيات وتنظيم الحدث يضمن سير الفعاليات بسلاسة من خلال اتباع الإجراءات المعتمدة والتعاون مع موظفين آخرين وضمان الدقة. يستقبل العميل خلال مرحلة الحدث وينقل التفاصيل إلى فريق تشغيل الحدث لتنفيذها. يلتزم بجميع المعايير والسياسات والإجراءات. يضمن دقة الفوترة ويمرّ بمراجعات الفاتورة مع العملاء قبل معالجة الفاتورة النهائية. يدير كتل الغرف المجمعة ومساحات الاجتماع للمجموعات المتوسطة إلى الكبيرة المعينة. يحدد التحديات العملية المرتبطة بمجموعةه ويحدد كيف يعمل مع طاقم الملكية والعميل لحل هذه التحديات و/أو تطوير حلول بديلة. يستخدم حكمه لدمج الاتجاهات الحالية في إدارة الحدث وتصميم الحدث. يعمل كحلقة وصل بين مندوب المبيعات الميداني والعميل طوال عملية الحدث (قبل الحدث، الحدث، وبعد الحدث). يشارك في عمليات تفتيش مواقع العملاء ويساعد في عملية المبيعات حسب الحاجة. يؤدي مهام أخرى حسب ما يُكلف به لتلبية احتياجات العمل. يستخلص آراء من أقسام الملكية لتحديد مجالات التحسين لتعزيز خبرة مخطط الأحداث.

ضمان وتقديم خدمة عملاء استثنائية يقدم خدمة عملاء ممتازة طوال تجربة العميل ويشجع الآخرين على فعل الشيء نفسه من موظفين آخرين. يخول الموظفين لتقديم خدمة عملاء مميزة. يضرب مثالاً إيجابياً في علاقات الضيوف. ينسق وينقل تفاصيل الحدث شفهيًا وكتابيًا إلى العميل وعمليات الملكية. يترك حضورًا واضحًا للعميل في جميع مراحل هذه العملية. يشرف على تجارب عملائه من تبادل الملفات حتى مرحلة ما بعد الحدث وحتى العودة إلى المبيعات. يتابع مع العميل بعد الحدث. يستجيب ويعالج مشكلات وشكاوى الضيوف. يستخدم حكمه وخبرته لتحسين تجربة العميل. يبقى متاحاً لحل المشكلات و/أو اقتراح بدائل للترتيبات السابقة. يعمل على تحسين خدمة العملاء باستمرار من خلال دمج التعليقات المستلمة وحكمه الشخصي في خطط العمل. يؤكد رضا الضيوف خلال جميع اجتماعات القسم ويركّز على التحسين المستمر. يتفاعل مع الضيوف للحصول على تعليقات حول جودة المنتج ومستويات الخدمة. يضمن فهم الموظفين بالساعات المتوقعة والمعايير المرتبطة بأنشطة الحدث.

قيادة فرق إدارة الحدث يعقد اجتماعات مسبقة وبعد الحدث بشكل رسمي حسب الحاجة لمراجعة/نقل احتياجات المجموعة وتغذيتها الراجعة. يقود اجتماعات ما قبل الحدث وبعده رسمية للمجموعات المعينة من المتوسطة إلى الكبيرة. يسهل عقد اجتماعات مختلفة حسب الحاجة (اجتماع أمر الحدث للمائدة، مراجعة الكتلة، وغيرها).

دعم وتنسيق مع وظيفة المبيعات والتسويق يساهم في عملية المبيعات وتوقع الإيرادات للمجموعات العملاء. يعزز المنتجات والخدمات طوال عملية الحدث. يتوقع عدد غرف النوم للمجموعات وإيرادات الحدث (التموين والوسائط البصرية) لمجموعاته.

إجراء أنشطة الموارد البشرية يراجع بطاقات التعليقات ونتائج رضا الضيوف مع الموظفين. يلاحظ سلوكيات الخدمة من قبل الموظفين ويقدم تغذية راجعة للأفراد و/أو المديرين. يساهم في تطوير وتنفيذ خطط الإجراءات التصحيحية. يأخذ زمام المبادرة لاستخدام خبرته لتحسين أداء الخدمة وفقًا لتقييمه للمشكلة والحل. يعمل مع طاقم الملكية والعملاء لمعالجة التحديات التشغيلية المرتبطة بمجموعةه. يؤدي مهام أخرى حسب ما يُكلف به لتلبية احتياجات العمل.

ملف المرشح المطلوب

التعليم والخبرة

شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ خبرة (1-2 سنوات من الخبرة) في إدارة الحدث أو المجال المهني ذي الصلة. أو درجة لمدة سنتين من جامعة معتمدة في إدارة الفنادق والمطاعم، الضيافة، إدارة الأعمال، أو تخصص ذو صلة؛ مطلوب خبرة لا تقل عن سنة في مجال إدارة الحدث أو المجال المهني ذي الصلة.