المهام باختصار :

تقديم الدعم الإداري والتنظيمي الكامل لإدارة الشركة، وضمان سير العمل اليومي بكفاءة عالية، مع القيام بدور نقطة الاتصال الرئيسية بين العملاء الحاليين والفرق التقنية داخل الشركة، بما يحقق أعلى مستوى من التنسيق والاحترافية في التعامل.

المسؤوليات:

أولًا: إدارة المكتب والمهام الإدارية
- تنظيم وإدارة الأعمال اليومية للمكتب وضمان سير العمليات الإدارية بسلاسة.
- إدارة الملفات والمستندات (الورقية والإلكترونية) وحفظها بطريقة منظمة وسهلة الوصول.
- إعداد التقارير، المراسلات، العروض التقديمية، ومحاضر الاجتماعات عند الحاجة.
- متابعة احتياجات المكتب من مستلزمات وأدوات العمل والتنسيق لتوفيرها في الوقت المناسب.

ثانيًا: التعامل مع العملاء ونقطة الاتصال
- العمل كنقطة اتصال رئيسية مع العملاء الحاليين للشركة.
- استقبال استفسارات العملاء ومتابعتها مع الفرق التقنية المختصة.
- نقل متطلبات العملاء بوضوح ودقة إلى الفرق التقنية وضمان فهمها الصحيح.
- متابعة تنفيذ الطلبات الفنية والتأكد من الرد على العملاء في الوقت المناسب.
- الحفاظ على علاقة مهنية إيجابية مع العملاء وتعزيز مستوى رضاهم عن الخدمات المقدمة.

ثالثًا: التنسيق بين الفرق التقنية والعملاء
- القيام بدور حلقة الوصل (Bridge) بين الفرق التقنية والعملاء غير التقنيين.
- تبسيط وشرح المعلومات التقنية للعملاء بشكل واضح ومفهوم.
- متابعة تقدم المهام التقنية والتأكد من توافقها مع متطلبات العملاء.
- تنسيق الاجتماعات بين الفرق التقنية والعملاء عند الحاجة.

رابعًا: دعم مدير الشركة
- مساعدة مدير الشركة في تنظيم جدول الأعمال اليومي وترتيب الأولويات.
- إدارة المواعيد والاجتماعات وتنسيقها داخليًا وخارجيًا.
- متابعة المهام المكلفة من قبل مدير الشركة والتأكد من إنجازها في المواعيد المحددة.
- إعداد ملخصات دورية عن حالة الأعمال والمهام الجارية.
- المساهمة في تنظيم زيارات العملاء والاجتماعات الهامة.

خامسًا: مهام إدارية متنوعة
- متابعة مهام تشغيلية وإدارية متنوعة حسب احتياجات العمل.
- المساهمة في تحسين الإجراءات الإدارية وتطوير آليات العمل.
- التنسيق مع الموردين أو الجهات الخارجية عند الحاجة.
- أداء أي مهام أخرى تكلف بها ضمن نطاق العمل الإداري