المسؤوليات والمهام الرئيسية:
- إدارة الاتصالات: استقبال وإدارة المكالمات والرسائل والبريد الإلكتروني الوارد والصادر وتوجيهها إلى الأقسام المعنية بكفاءة.
- تنظيم المواعيد والاجتماعات: جدولة وتنسيق مواعيد الاجتماعات الداخلية والخارجية، وتجهيز قاعات الاجتماعات، وإعداد محاضر الاجتماعات (Minutes of Meeting).
- إدارة الوثائق والأرشفة: إنشاء وتحديث نظام أرشيف فعال (إلكتروني وورقي) لضمان سهولة استرجاع المستندات والملفات الهامة.
- الدعم المكتبي: متابعة وإدارة اللوازم المكتبية والمخزون، وضمان توفر جميع المواد اللازمة لسير العمل.
إعداد التقارير والمراسلات: إعداد ومراجعة المراسلات الرسمية والتقارير الإدارية الدورية بناءً على توجيهات الإدارة.
- التنسيق بين الأقسام: العمل كنقطة اتصال رئيسية لتنسيق المهام المشتركة بين مختلف الإدارات لضمان التوافق.
- متابعة المهام: متابعة الإجراءات الإدارية المتفق عليها والتأكد من تنفيذها في المواعيد المحددة