1.      تنظيم وحفظ الوثائق

a.      لوحات ورسومات التصميمات

                                          i.     عمل حفظ للوحات والرسومات بشكل جيد ومنظم يضمن عدم التلف وسهولة الوصول اليها عند الحاجة

                                         ii.     تنسيق وترتيب المكان المخصص للحفظ وضمان وضوح ترتيب كل اللوحات الخاصة بكل مشروع

                                       iii.     تجميع وتحضير كل الاوراق المطلوبة لارسالها داخليا أو لأطراف خارج الشركة

b.     الوثائق والمستندات والمراسلات

                                          i.     عمل مسح وحفظ لجميع الوثائق والمستندات Hard and soft copy وفقا للمشروعات وتواريخ الاستلام والتسليم

                                         ii.      كتابة الجوابات والتفويضات والتقارير المرفقة بالملفات الخارجه من الادارة

                                       iii.     متابعة جميع المراسلات الخارجة والداخلة للادارة ونسخها وحفظها ورقيا والكترونيا لضمان امكانية الرجوع اليها عند الطلب

                                       iv.     حفظ كل مستند او وثيقة ورقيا والكترونيا وفقا لمواعيد ارسالها او استلامها

                                         v.     تلبية طلبات استرجاع المستندات والوثائق والتاكد من اعادتها للحفظ مره اخرى لضمان عدم فقد أو تلف اى مستند

c.      عمل Log  لجميع المستندات والوثائق واللوحات لمتابعة كل مستند داخل وخارج من الادارة والتأكد من تحديثه بشكل مستمر

 

2.      المساعدة والمتابعة لتجهيزاوراق ومستندات استخراج التراخيص وتصاريح العمل

a.      عمل جدول بجميع الاوراق والمستندات واللوحات المطلوبة للتراخيص ( معمارى – انشائى –(MEP

b.     متابعة الاطراف المعنية لتجهيز والحصول على هذه المستندات بالامضاءات والاختام المطلوبة للاعتماد

c.      تجهيز ملف كامل بالمطلوب وتسليمه لمدير ادراة التصميم لبدء اجراءات استخراج التصاريح

d.     حفظ وفصل مستندات وأوراق ولوحات كل مرحلة بكل مشروع بشكل مستقل

 

3.      متابعة العمل للتأكد من التسليم فى المواعيد المطلوبة

a.      متابعة العمل مع كل فرد فى الفريق وتذكير بالمهام الموكلة لهم والتاكد من العمل بها لانجازها وتسليمها وفقا للجداول والخطط المستلمة من (CEO , Design Manager , Project control Manager)

b.     استلام ايميلات الادارة والتاكد من الرد عليها وضمان اخذها فى الاعتنبار عند توزيع العمل

c.      المتابعة المستمرة لانجاز المهام قبل موعد التسليم

 

4.      كتابة اجراءات العمل فيما يخص

a.       تجهيز الاوراق والمستندات اللازمة وشروط كل مستند والاعتمادات المطلوبة لوضوح العملية وسهولة تتبع الحصول عليها

b.     طريقة حفظ المستندات واللوحات واماكن الاحتفاظ بها بشكل واضح