أولاً: المهام الإدارية العامةإدارة الأعمال الإدارية اليومية:
- متابعة الصيانة الدورية للمرافق والمعدات المكتبية.
- الإشراف على احتياجات المكاتب من مستلزمات وأدوات.
- التواصل مع شركات الخدمات (النظافة، الأمن، الصيانة،...).
إعداد المراسلات والخطابات الإدارية:
- صياغة المذكرات الداخلية والخارجية.
- تنظيم وأرشفة الملفات والسجلات الإدارية.
متابعة التراخيص والتجديدات الحكومية:
- استخراج وتجديد السجلات التجارية، الرخص، البطاقة الضريبية، إلخ.
- التنسيق مع الجهات الحكومية لإنهاء المعاملات الرسمية.
ثانيًا: مهام التأمينات الاجتماعيةتسجيل الموظفين الجدد في التأمينات:
- تجهيز المستندات المطلوبة ورفعها للجهات المختصة.
إجراء التعديلات والإلغاءات:
- تعديل الرواتب أو الوظائف في التأمينات عند الحاجة.
- حذف بيانات الموظفين المنتهية خدماتهم من النظام التأميني.
متابعة المستحقات الشهرية:
- إعداد تقارير اشتراكات التأمينات وسدادها في المواعيد المحددة.
- مطابقة كشوف المرتبات مع بيانات التأمينات.
التواصل مع الجهات التأمينية:
- حل أي مشاكل متعلقة بمطالبات الموظفين أو التغطيات.
ثالثًا: مهام البنوك والمعاملات الماليةفتح الحسابات البنكية للموظفين:
- تجهيز المستندات والتنسيق مع البنوك لفتح الحسابات الجديدة.
متابعة التحويلات البنكية:
- إعداد كشوف الرواتب وتحميلها على أنظمة البنك.
- التأكد من تحويل الرواتب والمستحقات بدقة وفي الوقت المحدد.
التنسيق مع البنوك:
- متابعة تسهيلات أو خدمات الشركة البنكية (شيكات، حوالات، خطابات ضمان).