المهام المطلوبة:

• متابعة برامج قواعد البيانات والبريد الإلكتروني.
• إدارة أنظمة الإيداع عبر الإنترنت والسجلات المختلفة.
• تطوير وتنفيذ أنظمة إدارية جديدة مثل إدارة السجلات.
• تسجيل نفقات المكتب وإدارة الميزانية.
• تنظيم تخطيط المكاتب والحفاظ على اللوازم والمعدات.
• الحفاظ على حالة المكتب وترتيب الإصلاحات اللازمة.
• تنظيم الاجتماعات مع الموظفين وكتابة جدول الأعمال.
• الإشراف على توظيف موظفين جدد بما في ذلك في بعض الأحيان التدريب والتوجيه.
• ضمان مستويات كافية من الموظفين لتغطية حالات الغياب وتلبية احتياجات العمل.
• تنفيذ تقييمات الموظفين وإدارة الأداء والانضباط الموظفين.
• تفويض العمل للموظفين وإدارة أعباء العمل.
• تنفيذ وتعزيز سياسة المساواة والتنوع.
• كتابة التقارير للإدارة العليا وتقديم العروض التقديمية.
• الرد على استفسارات العملاء والشكاوى بشكل مباشر.
• مراجعة وتحديث سياسات الصحة والسلامة والتأكد من الالتزام بها.
  الإشراف العام على المكتب:
  
  متابعة سير العمل اليومي داخل المكتب وضمان الالتزام بالإجراءات والسياسات الإدارية المعتمدة.
  تنظيم بيئة العمل وتوفير الاحتياجات التشغيلية لفريق المحامين والإداريين.
  التنسيق مع المكتب الرئيسي:
  
  رفع تقارير دورية شاملة توضح الأداء، التحديات، والإنجازات.
  تنفيذ التعليمات والتوجيهات الواردة من المكتب الرئيسي ومتابعة تطبيقها بدقة.
  التنسيق في الجداول، الملفات، المشاريع المشتركة، والمهام بين الفروع.
  إدارة الفريق الإداري والدعم:
  
  تنظيم جداول العمل، دوام الموظفين، والإشراف على الحضور والانصراف.
  إدارة فرق السكرتارية، الاستقبال، الدعم الإداري، وخدمة العملاء.
  المساهمة في عمليات التوظيف والتدريب الإداري حسب الحاجة.
  المتابعة التشغيلية والتقارير:
  
  متابعة التقارير اليومية والأسبوعية الخاصة بسير العمل، ومعالجة أي تأخيرات أو صعوبات تشغيلية.
  إعداد تقارير دورية للإدارة تشمل الأداء الإداري، إنتاجية الفريق، واحتياجات التشغيل.
  الدعم اللوجستي والتقني:
  
  الإشراف على التجهيزات المكتبية والصيانة الدورية، وضمان جاهزية الأدوات والأنظمة التقنية.
  التأكد من سلامة وربط أنظمة العمل الإلكترونية مع المكتب الرئيسي.
  خدمة العملاء والواجهة الإدارية:
  
  الإشراف على استقبال العملاء والزوار وتنسيق مواعيد الاجتماعات مع الفريق القانوني.
  التأكد من تقديم تجربة مهنية عالية الجودة للعملاء.
  المتابعة المالية والإدارية:
  
  متابعة النفقات التشغيلية ومراجعتها ورفع تقارير مالية للإدارة.
  التنسيق مع المحاسب لضبط المصاريف والإيرادات المتعلقة بتشغيل المكتب.