المسمى الوظيفي سكرتيرة تنفيذية

مؤهل الوظيفة

أ. الخلفية التعليمية درجة جامعية في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة

ب. الخبرة

خبرة مثبتة كسكرتيرة تنفيذية أو في دور إداري مماثل.

ج. تدريب خاص / ترخيص

 

الوظائف الأساسية

 

1. تنظيم جدول أعمال المدير التنفيذي والحفاظ عليه ومساعدته من خلال أداء مجموعة متنوعة من المهام

الإدارية.

 

2. المساهمة في كفاءة العمل بشكل عام من خلال ضمان تنفيذ جميع المهام

الإدارية الموكلة إليه في الوقت المناسب وبكفاءة.

 

الواجبات والمسؤوليات

 

1. الحفاظ على جدول أعمال المدير التنفيذي والمساعدة في التخطيط للمواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات وما إلى ذلك.

 

2. حضور الاجتماعات وتدوين المحاضر.

 

3. تلقي المكالمات الهاتفية وفحصها وإعادة توجيهها عند الاقتضاء.

 

4. التعامل مع جميع المراسلات الصادرة أو الواردة (البريد الإلكتروني والخطابات والحزم وما إلى ذلك) وإعطائها الأولوية

 

5. ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين.

6. التعامل مع المستندات السرية والتأكد من بقائها آمنة.

7. الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية لضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها.

8. إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير حسب التكليف.

9. مراقبة اللوازم المكتبية والتفاوض على الشروط مع الموردين لضمان اللوازم الأكثر فعالية من حيث التكلفة.

10. الاجتهاد والكفاءة في عمله حتى يتمكن المديرون التنفيذيون من التركيز على مسؤولياتهم الإدارية.

متطلبات المهارات

1. إتقان استخدام برامج MS Office وبرامج "back-office".

2. معرفة متعمقة بإدارة المكاتب وإجراءات المحاسبة الأساسية.

3. الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير.

4. مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة

5. قدرات اتصال وتفاوض متميزة.

6. النزاهة والسرية