نظرة عامة عن الدور
بصفتك مندوب، ستكون مسؤولاً عن تسهيل المهام الإدارية المتعلقة بالتراخيص والتصاريح والمستندات المطلوبة من قبل الجهات الحكومية.سيتمثل دورك في تسليم واستلام الأوراق اللازمة بكفاءة من مختلف المكاتب الحكومية، وضمان الامتثال للأنظمة، ودعم فريقنا في الحفاظ على علاقات إيجابية مع الوكالات الحكومية.
المهام المطلوبة:
جمع وتوصيل المستندات:
- استلام وتوصيل طلبات التراخيص والتصاريح والمستندات الأخرى إلى المكاتب الحكومية.
- الحصول على التوقيعات والأختام والتأكيدات اللازمة على الأوراق الرسمية.
- ضمان تسليم المستندات في الوقت المناسب وبشكل دقيق للوفاء بالمواعيد النهائية
معالجة التراخيص والتصاريح:
- المساعدة في إعداد وإكمال طلبات التراخيص ونماذج التصاريح.
- تقديم الطلبات إلى الوكالات الحكومية المعنية ومتابعة حالة الطلبات
- التنسيق مع الفرق الداخلية لجمع المستندات المطلوبة لتجديد التراخيص وتحديثها.
زيارات المكاتب الحكومية:
- زيارة المكاتب الحكومية للحصول على متطلبات التراخيص أو توضيح الإجراءات واللوائح.
- الحفاظ على علاقات إيجابية مع المسؤولين والممثلين الحكوميين خلال الزيارات.
حفظ السجلات والتوثيق:
- الحفاظ على سجلات منظمة لجميع المستندات والتصاريح والتراخيص المتعلقة بالحكومة.
- تحديث قواعد البيانات الداخلية بحالة الطلبات والموافقات والتجديدات.
- عداد تقارير عن حالات التراخيص وتواريخ انتهاء الصلاحية وقضايا الامتثال.المساعدة في الامتثال
- المساعدة في ضمان امتثال الشركة لجميع القوانين واللوائح ومتطلبات الترخيص المعمول بها.
- تنبيه الفريق بأي تغييرات في اللوائح الحكومية التي قد تؤثر على التراخيص أو التصاريح.
المهارات المطلوبة للنجاح:
- خبرة مثبتة كساعي، ويفضل أن تكون في سياق حكومي
- الإلمام بالمهام الإدارية المتعلقة بالتراخيص أو التصاريح أو المستندات الحكومية.
- مهارات تنظيمية قوية مع الانتباه للتفاصيل والدقة
- القدرة على التنقل في المكاتب الحكومية والإجراءات بكفاءة
- مهارات تواصل ممتازة للتفاعل مع المسؤولين الحكوميين والفرق الداخلية
- القدرة على العمل بشكل مستقل، وتحديد أولويات المهام، والوفاء بالمواعيد النهائية.
- المهارات المحددة / الفنية المطلوبة لإكمال المهام
- رخصة قيادة سارية المفعول
- الانتباه للتفاصيل
- مهارات تواصل جيدة جدا.