المهام المطلوبة :
تنظيم العمل، وسياسته داخل المكتب.
توزيع المهام على موظفي الدوائر والأقسام المختلفة وفقاً لأوامر المدير.
تحديد مواعيد المقابلات، واجتماعات المدير، وفقاً لجدول أعماله.
ترتيب وتنظيم الملفات، والمستندات المختلفة التي تقوم عليها أعمال الإدارة.
استقبال الرسائل الكتابية، والمكالمات، والفاكسات، ورسائل البريد الإلكترونيّ، وعرضها على المدير في أوقات محددة، والرد عليها.
حضور الاجتماعات للقيام بعرض جدول الأعمال، وتدوين الملاحظات، والنتائج التي توصل إليها الاجتماع؛ لتوفيرها للمدير في الوقت المناسب.
التواصل مع الأقسام المختلفة، والتأكد من تنفيذ القرارات الإداريّة بالشكل المتّفق عليه.
تقديم التقارير الدورية للمدير عن متابعة العمل والعاملين، وخاصة الموظفين الجدد، والتأكد من سير أعمالهم بالطريقة الصحيحة، ومدى فعاليتهم في أداء عملهم.
عرض الاقتراحات والشكاوي المقدمة من الموظفين والدوائر المختلفة على المدير.
حسن المظهر
الالتزام بالمواعيد
تنسيق كافة أنواع الأعمال، من تحضير للاجتماعات، والنقاشات، وغيرها.
توفير كافة المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب.
تدقيق الوثائق، والتأكد من صحتها قبل اعتمادها رسمياً.
تأمين وسائل الاتصال بين المدراء، والمحيط الخارجي، والعكس.
تفعيل التنسيق بين المدراء والأعمال المرتبطة بهم.
أمين التواصل الفعال بين الإدارة والجهات الأخرى داخل الشركة وخارجها.
جمع كافة البيانات و المعلومات للمدراء حتى يتمكنوا من اتخاذ القرار بشكل سليم .
حفظ أسرار مكتب العمل و عدم التحدث بها مع أحد مهما كان الأمر .
حسن التصرف، واللباقة في التعامل.
القدرة على استخدام اللغة المناسبة في التعبير عن موضوع النقاش بأسلوب صحيح.
التميز بالذكاء، وسرعة البديهة أثناء العمل.
التميز بالصبر، وتحمل ضغوط العمل.
الحرص على ترتيب، وتنسيق كافة المهام اليومية.
التميز بالنشاط، والاستعداد للعمل فور بداية الدوام الرسمي.