نبذة عن الشركة
تأسست في ثلاثينيات القرن الماضي كعمل تجاري، واليوم تعتبر مجموعة الفطيم إحدى أكثر الشركات الإقليمية تنويعاً وتقدماً، مملوكة للقطاع الخاص ومقرها دبي، الإمارات العربية المتحدة. مُنَظَّمة إلى خمسة أقسام تشغيلية: السيارات، الخدمات المالية، العقارات، التجزئة والرعاية الصحية؛ وتوظف أكثر من 35,000 موظف في أكثر من 20 دولة في الشرق الأوسط وآسيا وأفريقيا، وتتعاون مجموعة الفطيم مع أكثر من 200 علامة تجارية من أكثر العلامات إعجاباً وابتكاراً في العالم. ريادة الأعمال لدى مجموعة الفطيم وتركيزها المتواصل على العملاء يمكّنان المنظمة من النمو والتوسع؛ استجابة لاحتياجات عملائنا المتغيرة في المجتمعات التي نعمل فيها.
من خلال التزامنا بقيمنا التي تشمل الاحترام والتميز والتعاون والنزاهة؛ تستمر مجموعة الفطيم في إثراء حياة وآمال عملائنا كل يوم.
نظرة عامة على الدور
تقديم دعم تنفيذي وإداري وك clerical عالي المستوى لمديرها التنفيذي العام، مع ضمان تشغيل المكتب بكفاءة وإدارة فعالة للأنشطة اليومية. يتطلب الدور التعامل مع معلومات سرية بحذر، والتفاعل مع أصحاب المصلحة الكبار، ودعم مبادرات الأعمال الرئيسية من خلال التنسيق وإدارة الاتصالات وإعداد التقارير ودعم المشروع.
ما ستقوم به
الدعم التنفيذي والتقني
إعداد عروض تقديمية تنفيذية عالية الجودة وتقارير ولوحات معلومات ومواد عمل أخرى حسب الطلب من قبل المدير العام.
دعم تتبّع المبادرات الرئيسية وخطط العمل والتحديثات الإدارية.
ضمان دقة جميع التقارير والعروض وتقديمها ضمن الجداول الزمنية المتفق عليها.
إدارة التقويم والاجتماعات
إدارة تقويم المدير العام ومواعيده وجدوله اليومي.
تنسيق الاجتماعات، إعداد الأجندات، والتأكد من توفر جميع المواد المطلوبة مسبقاً.
حضور الاجتماعات عند الطلب وتسجيل المحاضر والمتابعة على بنود العمل.
التأكد من توزيع الأجندات قبل الاجتماعات بـ 24 ساعة وتعميم المحاضر خلال 24 ساعة بعد الاجتماعات.
الإدارة التنفيذية
التعامل كالنقطة الأساسية للاتصال مع المدير العام، والتنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
صياغة وإعداد المراسلات والتقارير والعروض ومواد الاجتماعات وغيرها من المستندات التجارية.
فلترة وإدارة المكالمات والاستفسارات والطلبات، وتقديم الردود بشكل فوري واحترافي.
التعامل مع الأمور السرية والحساسة بأعلى مستويات التقدير والاحترافية.
إدارة السفر والنفقات
تنسيق ترتيبات السفر الداخلية والدولية، بما في ذلك الرحلات والإقامة والتأشيرات والنقل والوثائق المرتبطة.
التأكد من توافق جميع مخططات السفر مع احتياجات العمل وسياسات سفر الشركة.
إعداد ومعالجة مطالبات ونفقات السفر بدقة وفي الوقت المحدد.
تحديد حلول سفر فعّالة من حيث التكلفة مع الحفاظ على الكفاءة والراحة.
إدارة المكتب والموارد
الإشراف على تنظيم مكتب المدير العام وضمان تشغيل جميع المعدات والمرافق بشكل كامل.
إدارة مستلزمات المكتب والقرطاسية والمرطبات، مع الحفاظ على مستويات مخزون كافية والتحكم في التكاليف.
تنسيق طلبات الصيانة وخدمات دعم المكتب عند الحاجة.
إدارة الوثائق والاتصالات
الحافظ على أنظمة ملفات منظَّمة والسجلات وعمليات تتبع المستندات.
تنسيق المراسلة الواردة والصادرة، مع ضمان التوزيع والمتابعة في الوقت المناسب.
إعداد الاتصالات والردود الروتينية نيابة عن المدير العام عند الحاجة.
ضمان أن تكون جميع الوثائق مُحَفَظة بدقة ويسهل الوصول إليها وتُعامل بسرية.
المهارات المطلوبة للنجاح
خبرة 7+ سنوات في الإدارة التنفيذية، مع خبرة لا تقل عن 5 سنوات في دعم كبار المدراء كمدير مكتب/مساعد تنفيذي/سكرتير تنفيذي في مؤسسة كبيرة وبيئة سريعة الإيقاع.
مهارات تواصل شفهي ممتازة وقدرات التعامل مع أصحاب المصلحة الكبار والتعامل مع معلومات سرية بحذر.
مهارات كتابة قوية، بما في ذلك القدرة على إعداد تقارير وعروض و مراسلات ومحاضر اجتماعات ووثائق تجارية بمعيار احترافي عالٍ.
مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة، مع القدرة على إدارة أولويات متعددة وتنسيق الجداول والالتزام بالمواعيد النهائية الضيقة.
مهارات إدارية وتنسيقية قوية، مع نهج استباقي في حل المشكلات وإدارة المهام.
إتقان متقدم لتطبيقات Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint وOutlook.
ارتفاع مستوى الانتباه للتفاصيل والدقة في إدارة الوثائق والاتصالات وجداول المديرين التنفيذيين.
القدرة على العمل بشكل مستقل مع الحفاظ على تفاعل قوي مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
ما يؤهلك للدور
يُشترط الحصول على درجة البكالوريوس.
يفضّل وجود خبرة سابقة في دعم المدراء التنفيذيين من المستوى C أو المديرين العامين أو فرق القيادة العليا.
القدرة المثبتة على العمل في بيئة سرية مع ممارسة الحكم السليم والاحتراف.
فهم عميق للبيزنس ولعمليات المكتب المؤسسي.
إتقان ممتاز للإنجليزية، كتابةً وتحدثاً.
قدرات تواصل وإدارة أصحاب مصلحة والعمل الجماعي قوية.
عن مجموعة الفطيم للعقارات
ذراع التطوير والتشغيل العقاري لمجموعة الفطيم، مجموعة الفطيم للعقارات مسؤولة عن محفظة بمليارات الدولارات عبر منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا. مع مشاريع سكنية وتجارية وتجزئة وسياحة وتعليم ورعاية صحية عالية الجودة، يقوم المطور الرئيسي بتلبية الاحتياجات المتنوعة للمدن والمجتمعات في المنطقة. من الابتكار والتصميم والتطوير والبيع والتprocurement والبناء للمشروعات الكبرى، وإيجارها وتشغيلها وإدارتها بعد الانتهاء، ظلت مجموعة الفطيم للعقارات (AFGRE) تطور وتدير أراضي مملوكة، وتفتح احتمالات اقتصادية للمنطقة وتساهم في تطوير المستقبل لأكثر من 40 عاماً.
يتركز اهتمامنا في تمكين والاستثمار في علاقات ذات معنى لجعل ممتلكاتنا أفضل أماكن للعيش والعمل، وبناء منتجات وخدمات إضافية وتمكين الشراكات لخلق قيمة حقيقية لعملائنا طوال تجربتهم معنا. تتحمل AFGRE مسؤولية التخطيط الرئيسي لجميع المشاريع في محفظتها، بما في ذلك وجهتين رئيسيتين من الاستخدامات المختلطة: فستيفال سيتي دبي وفستيفال سيتي القاهرة.
About the company
Established in the 1930s as a trading business, Al-Futtaim Group today is one of the most diversified and progressive, privately held regional businesses headquartered in Dubai, United Arab Emirates. Structured into five operating divisions; automotive, financial services, real estate, retail and healthcare; employing more than 35,000 employees across more than 20 countries in the Middle East, Asia and Africa, Al-Futtaim Group partners with over 200 of the world's most admired and innovative brands. Al-Futtaim Group’s entrepreneurship and relentless customer focus enables the organization to continue to grow and expand; responding to the changing needs of our customers within the societies in which we operate.
By upholding our values of respect, excellence, collaboration and integrity; Al-Futtaim Group continues to enrich the lives and aspirations of our customers each and every day.
Overview of the role
Provide high-level executive, administrative, and clerical support to the Managing Director, ensuring the efficient operation of the office and effective management of day-to-day activities. The role requires handling confidential information with discretion, interacting with senior stakeholders, and supporting key business initiatives through coordination, communication management, report preparation, and project support.
What you will do
Executive & technical support
Prepare high-quality executive presentations, reports, dashboards, and other business materials as requested by the Managing Director.
Support the tracking of key initiatives, action plans, and management updates.
Ensure all reports and presentations are accurate, professional, and delivered within agreed timelines.
Calendar & meeting management
Manage and maintain the Managing Director’s calendar, appointments, and daily schedule.
Coordinate meetings, prepare agendas, and ensure all required materials are available in advance.
Attend meetings as required, record minutes, and follow up on action items.
Ensure agendas are distributed at least 24 hours before meetings and minutes are circulated within 24 hours after meetings.
Executive administration
Serve as the primary point of contact for the Managing Director, liaising with internal and external stakeholders.
Draft and prepare correspondence, reports, presentations, meeting materials, and other business documents.
Screen and manage calls, inquiries, and requests, ensuring timely and professional responses.
Handle confidential and sensitive matters with the highest level of discretion and professionalism.
Travel & expense management
Coordinate domestic and international travel arrangements, including flights, accommodation, visas, transportation, and related documentation.
Ensure all travel plans align with business needs and company travel policies.
Prepare and process travel expense claims and reimbursements accurately and on time.
Identify cost-effective travel solutions while maintaining efficiency and convenience.
Office & resource management
Oversee the upkeep of the Managing Director’s office and ensure all equipment and facilities are fully operational.
Manage office supplies, stationery, and refreshments, maintaining adequate stock levels while controlling costs.
Coordinate maintenance requests and office support services as required.
Document management & communication
Maintain organized filing systems, records, and document-tracking processes.
Coordinate incoming and outgoing correspondence, ensuring timely distribution and follow-up.
Prepare routine communications and responses on behalf of the Managing Director when required.
Ensure all documentation is accurately maintained, readily accessible, and handled confidentially.
Required skills to be successful
7+ years of experience in executive administration, with at least 5 years supporting senior management as a Personal Assistant, Executive Assistant, or Executive Secretary in a large organization and fast-paced environment.
Excellent verbal communication and interpersonal skills, with the ability to interact effectively with senior stakeholders and handle confidential information with discretion.
Strong written communication skills, including the ability to prepare reports, presentations, correspondence, meeting minutes, and business documentation to a high professional standard.
Excellent organizational and time management skills, with the ability to manage multiple priorities, coordinate schedules, and meet tight deadlines.
Strong administrative and coordination skills, with a proactive approach to problem-solving and task management.
Advanced proficiency in Microsoft Office applications, including Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
High level of attention to detail and accuracy in managing documentation, communications, and executive schedules.
Ability to work independently while maintaining strong collaboration with internal and external stakeholders.
What equips you for the role
Bachelor’s degree is required.
Previous experience supporting C-level executives, Managing Directors, or senior leadership teams is highly preferred.
Demonstrated ability to work in a confidential environment while exercising sound judgment and professionalism.
Strong business acumen and understanding of corporate office operations.
Excellent command of English, both written and spoken.
Strong communication, stakeholder management, and teamwork capabilities.
About Al-Futtaim Group Real Estate
The real estate development and operations arm of Al-Futtaim, Al-Futtaim Group Real Estate is responsible for a multi-billion-dollar portfolio across MENA. With high-quality residential, business, retail, tourism, educational and healthcare developments, the master developer caters to the diverse needs of cities and communities in the region. From origination, conception, development, sales, procurement and construction of mega-projects and the leasing, operation and management of these projects after completion, Al-Futtaim Group Real Estate (AFGRE) has been developing and managing owned landbanks, unlocking the economic potential of the region and contributing to future development for more than 40 years.
Our focus is to enable and invest in meaningful relationships to make our properties the best places to live and work, build additional products and services and enable partnerships to create true value to our customers throughout their entire experience with us. AFGRE is responsible for master planning of all projects in its portfolio, including two large scale mixed use destinations: Dubai Festival City and Cairo Festival City.