وصف الشركة
انضم إلى فندق عضو في شبكة أكور، تجمع مجموعتها أكثر من 45 علامة تجارية، 5500 فندق، 10000 مطعم ووجهة أسلوب حياة. هنا، نؤمن بك وما تقدمه إلى الطاولة. هناك فرص كبيرة للتطوير والترقية. كل إيماءة، كل ابتسامة، كل فعل، يساهم في خلق تأثير إيجابي ولا ينسى لعملائنا وزملائنا وللكوكب أيضاً. معاً، نجسد رؤية الضيافة المسؤولة.
اغتنم الفرصة لتصبح Heartist® ودع قلبك يرشدك في هذا العالم الذي تزداد فيه وتيرة الحياة.
وصف الوظيفة
نحن نبحث عن منسق مجموعات منظم ومفصل التفاصيل للانضمام إلى فريقنا الديناميكي في القاهرة، مصر. في هذا الدور، ستعمل كنقطة اتصال وتنسيق مركزية للمبادرات المتعلقة بالمجموعات، بالتعاون مع الفرق الداخلية والعملاء وأصحاب المصلحة الخارجيين. ستدير دورة حياة كاملة لاستفسارات المجموعة مع الحفاظ على أنظمة بيانات دقيقة وضمان تنفيذ عملياتي سلس. هذا المنصب يوفر فرصة ممتازة لتطوير مهارات التنسيق لديك في بيئة سريعة الإيقاع ومركّزة على العميل حيث تساهم مساهماتك بشكل مباشر في رضا العميل وكفاءة المنظمة.
المسؤوليات تشمل:
إدارة دورة حياة كاملة لاستفسارات المجموعة، من الطلب الأولي حتى تحميل الأسعار والتوزيع، وفقاً لإجراءات التشغيل القياسية المعمول بها
الحفاظ على بيانات دقيقة ومحدثة عبر أنظمة CRM وتحضير تقارير مفصلة عن تقدم المجموعة، مقاييس الأداء، ومراجعات الأسعار لقيادة الفريق
تنسيق متطلبات حجز المجموعة والتعامل مع طلبات المجموعات العشوائية بمرونة واستجابة
إدارة صناديق البريد المشتركة لاستفسارات المجموعة، ترتيب الأولويات والردود المهنية في الوقت المناسب على أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين
دعم إكمال عمليات RFP (طلب تقديم عروض) للحسابات الجماعية، بما في ذلك جمع البيانات، إعداد الأسعار والمتابعة لتلبية متطلبات العميل
ضمان الامتثال لإرشادات وسياسات المؤسسة المتعلقة بالتقارير والإجراءات الخاصة بالمجموعات
تنظيم ودعم زيارات العملاء، وعمليات تفتيش المواقع، وجولات التعريفي لتعزيز علاقات العملاء
التعامل بسرعة مع الاستفسارات من العملاء والوكالات المتعلقة بالحجوزات الجماعية، تصعيد القضايا حسب الحاجة إلى أعضاء الفريق المناسبين
المساهمة بأفكار مبتكرة واقتراحات لتحسين الكفاءة التشغيلية والعمليات وتفاعل العملاء ضمن وظيفة التنسيق
التعاون مع فرق متعددة الوظائف لتبسيط سير العمل وتمكين التنفيذ السلس لمبادرات المجموعة
المؤهلات
المؤهلات المطلوبة:
1–2 سنوات من الخبرة في دور تنسيق أو دعم إداري أو دعم مبيعات، ويفضل في الضيافة أو الفعاليات أو صناعة السفر الجماعي
إتقان أنظمة CRM وأدوات Microsoft Office، خاصة Excel و PowerPoint
مهارات تنظيم وإدارة وقت ممتازة مع القدرة المثبتة على التعامل مع أولويات متعددة في آن واحد
مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية مع القدرة على التفاعل بشكل مهني مع أصحاب المصلحة المتنوعين
انتباه استثنائي للتفاصيل والدقة في المهام الإدارية وإدارة البيانات
فهم قوي لعمليات حجز المجموعة وتنسيق السفر الجماعي
القدرة على تحليل البيانات وإعداد تقارير واضحة وشاملة
معلومات إضافية
التزامنا بالتنوع والشمول:
نحن شركة شاملة وهدفنا هو جذب وتوظيف وتطوير المواهب المتنوعة.
Company description
Join a hotel that is a member of the Accor network, whose group brings together more than 45 brands, 5,500 hotels, 10,000 restaurants and lifestyle destinations. Here, we believe in you and what you bring to the table. There are many opportunities for development and advancement. Every gesture, every smile, every action, contributes to creating a positive and memorable impact for our customers, our colleagues and also for our planet. Together, we embody the vision of responsible hospitality.
Take the opportunity to become a Heartist® and let your heart guide you in this world where life beats faster.
Job description
We're looking for an organized and detail-oriented Groups Coordinator to join our dynamic team in Cairo, Egypt. In this role, you'll serve as a central point of communication and coordination for group-related initiatives, working collaboratively with internal teams, clients, and external stakeholders. You'll manage the complete lifecycle of group inquiries while maintaining accurate data systems and ensuring seamless operational execution. This position offers an excellent opportunity to develop your coordination skills in a fast-paced, customer-focused environment where your contributions directly impact client satisfaction and organizational efficiency.
Responsibilities include:
Manage the full lifecycle of group inquiries, from initial request through rate loading and distribution, following established standard operating procedures
Maintain accurate and up-to-date data across CRM systems and prepare detailed reports on group progress, performance metrics, and rate audits for leadership review
Coordinate group block requirements and handle ad hoc group requests with flexibility and responsiveness
Manage shared inboxes for group inquiries, prioritizing tasks and ensuring timely, professional responses to internal and external stakeholders
Support the completion of RFP (Request for Proposal) processes for group accounts, including data collection, rate setup, and tracking to meet client requirements
Ensure compliance with organizational guidelines and policies related to group reporting and procedures
Organize and support client visits, site inspections, and familiarization trips to enhance client relationships
Handle customer and agency inquiries related to group bookings promptly, escalating issues as needed to appropriate team members
Contribute innovative ideas and suggestions to improve operational efficiency, processes, and client engagement within the coordination function
Collaborate with cross-functional teams to streamline workflows and enable seamless execution of group initiatives
Qualifications
Required qualifications:
1–2 years of experience in a coordination, administrative support, or sales support role, preferably in hospitality, events, or group travel industries
Proficiency in CRM systems and Microsoft Office tools, particularly Excel and PowerPoint
Excellent organizational and time management skills with demonstrated ability to handle multiple priorities simultaneously
Strong written and verbal communication skills with the ability to interact professionally with diverse stakeholders
Exceptional attention to detail and accuracy in administrative and data management tasks
Solid understanding of group booking processes and group travel coordination
Ability to analyze data and prepare clear, comprehensive reports
Additional information
Our commitment to diversity & inclusion:
We are an inclusive company and our ambition is to attract, recruit and promote diverse talent.