الموقع الوظيفي
القاهرة / التجمع الخامس
المهام والمسؤوليات الرئيسية
- إدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي وتنظيم المواعيد والاجتماعات وترتيب الأولويات.
- إعداد وتجهيز الاجتماعات: أجندة الاجتماع، حجز القاعات، تجهيز العروض/المستندات، وتدوين محاضر الاجتماعات عند الحاجة.
- التعامل مع المراسلات الرسمية والرد أو المتابعة وفق توجيهات الرئيس التنفيذي.
- تنسيق الاتصالات بين الرئيس التنفيذي والإدارات الداخلية والشركاء والعملاء والزوار.
- متابعة تنفيذ المهام الموكلة من الرئيس التنفيذي للأطراف المعنية، وتحديث حالة التقدم وإرسال تذكيرات عند الحاجة.
- إعداد تقارير إدارية وعروض تقديمية وخطابات رسمية عند الطلب.
- تنظيم وأرشفة الملفات ورقيا واللكتورنيا وضمان سهولة الرجوع إليها.
- التنسيق لزيارات العمل وترتيبات السفر .
- الحفاظ على السرية التامة للمعلومات والوثائق الخاصة بالإدارة التنفيذية.
- تنفيذ أي مهام إدارية أخرى مرتبطة بطبيعة العمل حسب توجيهات الرئيس التنفيذي.
علاقات العمل:
- داخليًا: جميع الإدارات والأقسام.
- خارجيًا: عملاء، موردين، جهات حكومية/خاصة، شركاء أعمال حسب طبيعة الشركة.
المؤهلات المطلوبةمؤهل عالي .
خبرة عملية لا تقل عن سنتين كسكرتيرة إدارة/سكرتيرة تنفيذية/مساعد إداري.
المهارات المطلوبة:
- إجادة تنظيم الوقت وترتيب الأولويات والعمل تحت ضغط.
- مهارات تواصل ممتازة شفهيًا وكتابيًا وحسن المظهر واللباقة.
- دقة عالية واهتمام بالتفاصيل وسرعة في الإنجاز.
- احترافية عالية في التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية.
- إجادة برامجWord, Excel, PowerPoint, Outlook, Microsoft Office وإدارة البريد الإلكتروني والتقويم.
- مهارات كتابة المراسلات الرسمية ومحاضر الاجتماعات.
- إجادة اللغة الإنجليزية بمستوى جيد على الأقل .