المسمى الوظيفي: سكرتيرة ومديرة مكتب (Secretary & Office Manager)
الشركة: مغازي دريم - Moghazy Dream (Startup)
الموقع: منشية البكري - مصر الجديدة، القاهرة
مواعيد العمل: دوام كامل (الأحد – الخميس، 9:00 صباحاً – 6:00 مساءً)
ملخص الدور: تنظيم المكتب، دعم الإدارة، والإشراف على الخدمات لضمان بيئة عمل منظمة وفعالة.
الوصف والمسؤوليات الرئيسية (Key Responsibilities)
هذا الدور هو أساس التنظيم والخدمات اللوجستية في المكتب، ويتطلب دقة وإشراف فعال.
أولاً: مهام السكرتارية والدعم الإداري:
- إدارة المواعيد والتنسيق: تنظيم وإدارة جدول المواعيد والمكالمات وتنسيق الاجتماعات للإدارة العليا.
- توثيق الاجتماعات: كتابة محاضر الاجتماعات الداخلية بكفاءة عالية، وتجهيز ومتابعة ملفات الاجتماعات وتنسيق نقاط العمل.
- إدارة الملفات: تنظيم وفهرسة وحفظ الوثائق والملفات الإدارية والمكتبية.
ثانياً: إدارة المكتب والإشراف اللوجستي:
- تنظيم ونظافة المكتب: الإشراف المباشر واليومي على جميع مهام تنظيم ونظافة المكتب، ومتابعة أداء عاملة النظافة والـ Office Boy.
- الدعم اللوجستي الداخلي: مسؤولية توفير أي مواد أو لوازم مطلوبة داخل الشركة (قرطاسية، ضيافة، معدات بسيطة، الخ) لضمان عدم توقف العمل.
- إدارة المخزون البسيط: متابعة المخزون البسيط من المستلزمات المكتبية وطلب الاحتياجات في الوقت المناسب.
المؤهلات والمهارات المطلوبة (Required Skills & Qualifications)
- الخبرة: خبرة سابقة في مجال السكرتارية أو إدارة المكاتب.
- الكفاءة التقنية: إتقان ممتاز لبرامج Microsoft Office (خاصة في التوثيق وكتابة التقارير).
- المهارات الشخصية: دقة متناهية، مهارات تنظيمية ممتازة، وقدرة على إدارة الأولويات المتعددة والمرونة في التعامل مع بيئة الـ Startup سريعة الخطى.
- الموقع: يفضل بشدة من هم بالقرب من منطقة منشية البكري / مصر الجديدة.