الهدف من الوظيفة:تعيين مسؤول علاقات عامة يتولى التنسيق والمتابعة مع الشركات، الوزارات، الجهات الحكومية، والجمارك، ويكون مسؤولًا عن إرسال واستلام المستندات الرسمية، وضمان إنجاز المعاملات الإدارية في الوقت المحدد وبشكل منظم.
المهام والمسؤوليات:
- إرسال واستلام المستندات الرسمية من وإلى الشركات والجهات الحكومية.
- متابعة الإجراءات والمعاملات لدى الوزارات والهيئات الحكومية المختلفة.
- التنسيق مع الجمارك بخصوص المستندات الخاصة بالشحنات والاستيراد والتصدير.
- تجهيز الملفات والمستندات المطلوبة لكل جهة والتأكد من اكتمالها وصحتها.
- متابعة الموافقات والتصاريح والتراخيص اللازمة.
- حفظ وأرشفة المستندات ورقيًا وإلكترونيًا بطريقة منظمة.
- التنسيق مع الإدارات الداخلية (الإدارة المالية، المبيعات، الإنتاج).
- تمثيل الشركة بشكل رسمي ومهني أمام الجهات الخارجية.
المؤهلات المطلوبة:مؤهل جامعي مناسب (إدارة أعمال / علاقات عامة / تجارة أو ما يعادلها).
- خبرة سابقة في مجال العلاقات العامة أو المندوبين.
- خبرة في التعامل مع الجهات الحكومية والوزارات (ميزة إضافية).
- معرفة بإجراءات الجمارك والتخليص (مُفضل).
- إجادة استخدام الحاسب الآلي وبرامج Microsoft Office.
المهارات المطلوبة:
- مهارات تواصل قوية وحُسن التعامل.
- الالتزام والدقة في التعامل مع المستندات.
- القدرة على المتابعة وإنجاز المعاملات في الوقت المحدد.
- تحمل ضغط العمل والتنقل بين الجهات المختلفة.
- الأمانة والسرية في التعامل مع المستندات.