سكرتير تنفيذي

الهدف العام للوظيفة

تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للإدارة التنفيذية وضمان سير العمليات اليومية بكفاءة عالية، بما يشمل إدارة المواعيد، تنسيق الاجتماعات، متابعة المراسلات وحفظ الوثائق، مع تعزيز فهم سياسات الموارد البشرية لدعم أنشطة الشركة التدريبية والاستشارية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

إدارة الجداول الزمنية وتنظيم جدول أعمال المدير التنفيذي وتنسيق المواعيد والاجتماعات الداخلية والخارجية.

إعداد الاجتماعات من خلال تجهيز القاعات وتحضير الوثائق اللازمة وتدوين محاضر الاجتماعات.

التواصل والمراسلات بما يشمل استقبال المكالمات الهاتفية والرد على البريد الإلكتروني وصياغة المراسلات الرسمية.

إدارة الملفات وحفظ وأرشفة المستندات الورقية والإلكترونية بشكل منظم وآمن.

متابعة تنفيذ القرارات والتنسيق بين الإدارات المختلفة لضمان التنفيذ الفعّال.

إعداد التقارير الدورية عن سير العمل والمواعيد والمهام المنجزة للإدارة التنفيذية.

الحفاظ على سرية المعلومات والوثائق الخاصة بالإدارة التنفيذية.

المؤهلات المطلوبة

شهادة بكالوريوس في الموارد البشرية أو إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.

خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية، ويفضل خبرة في بيئة تدريب واستشارات.

معرفة جيدة بأنظمة ولوائح الموارد البشرية وإجادة استخدام برامج Microsoft Office.

مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت والتواصل الفعال.

المهارات الشخصية

القدرة على العمل تحت الضغط.

مهارات التفاوض والإقناع.

النزاهة والالتزام بالسرية.

المرونة والقدرة على التكيف مع بيئة عمل ديناميكية.

القدرة على دعم عمليات الموارد البشرية مثل متابعة عقود الموظفين والتنسيق مع قسم التدريب والمساهمة في إعداد تقارير الأداء.