ملخص الوظيفة:
مدير الشؤون الإدارية مسؤول عن الإشراف على جميع جوانب العمليات الإدارية وإدارتها ، بما في ذلك إدارة الحركة، لضمان كفاءة وسلاسة أداء العمليات الإدارية. يتضمن هذا المنصب تخطيط الموظفين الإداريين وتنظيمهم والإشراف عليهم وإدارة الميزانيات وضمان الاتزام بسياسات الشركة ودعم الإدارات الأخرى في احتياجاتهم الإدارية اليومية.

المسؤوليات الرئيسية:

العمليات الإدارية:
الإشراف على الأنشطة الإدارية اليومية لضمان سلاسة العمليات في جميع اقسام و إدارات الشركة.
تطوير وتنفيذ السياسات والإجراءات والنظم الإدارية لتحسين الكفاءة التشغيلية للمنطابات الإدارية.

إدارة المكاتب:
الإشراف على الخدمات المكتبية الإدارية وإدارتها مثل حفظ السجلات وتوزيع البريد وشراء اللوازم والاستقبال.
ضمان بيئة مكتبية نظيفة ومنظمة وجيدة الصيانة.
تنسيق إصلاحات المكاتب وصيانتها وتخصيص مساحة العمل.

إدارة الحركة:
الإشراف على إدارة وصيانة مركبات الشركة ، مما يضمن أن جميع المركبات في حالة آمنة ومثالية.
تنسيق صيانة المركبات وإصلاحها وفحصها للامتثال لمعايير السلامة والمعايير التنظيمية.
إدارة تسجيل المركبات والتأمين والتوثيق ، وضمان تحديث جميع سجلات المركبات.
مراقبة استخدام المركبات واستهلاك الوقود وأداء السائق ، وتنفيذ تدابير فعالة من حيث التكلفة.
تطوير وإنفاذ سياسات وبروتوكولات الأسطول لضمان الاستخدام المسؤول والفعال لمركبات الشركة.
الاتصال بالبائعين الخارجيين لخدمات تأجير السيارات وشرائها وصيانتها.

الإشراف على الموظفين والتنسيق:
قيادة وتدريب وتوجيه الموظفين الإداريين وتحديد أهداف الأداء وإجراء تقييمات الأداء.
تعيين المهام والمسؤوليات للموظفين الإداريين ، وضمان الانتهاء في الوقت المناسب وبدقة.
التنسيق مع الإدارات الأخرى لتقديم الدعم الإداري حسب الحاجة.

الموازنة والإدارة المالية:
إعداد وإدارة ميزانية القسم وضبط النفقات وتخصيص الموارد بكفاءة.
مراقبة نفقات المكتب وتحديد فرص توفير التكاليف.
مراجعة واعتماد الفواتير والعقود واتفاقيات الخدمة للخدمات الإدارية وخدمات الحركة.

إدارة المرافق:
إدارة العلاقات مع مقدمي الخدمات، وضمان تسليم الإمدادات والخدمات المتعلقة بالمكاتب والحركة في الوقت المناسب.
الإشراف على أمن المباني وبروتوكولات السلامة وسلامة المركبات ، وضمان الامتثال للوائح الصحة والسلامة المهنية.
تخطيط وتنسيق عمليات نقل المكاتب أو إعادة تشكيل المساحة حسب الاقتضاء.

الاتصال والتنسيق:
تسهيل التواصل الفعال بين الفريق الإداري والإدارات الأخرى.
العمل كحلقة وصل بين الموظفين والإدارة بشأن القضايا المتعلقة بالعمليات الإدارية والحركة.
إعداد وتقديم التقارير الخاصة بالشؤون الإدارية وشؤون الحركة إلى الإدارة العليا.

إدارة المشاريع:
تخطيط وتنفيذ المشاريع الخاصة المتعلقة بالتحسينات الإدارية والحركة أو نقل المكاتب.
التأكد من اكتمال المشاريع ضمن النطاق والميزانية والجدول الزمني.

التكنولوجيا وإدارة النظام:
الإشراف على صيانة وإدارة التقنيات المكتبية وأنظمة تتبع المركبات ، مثل نظام تحديد المواقع (GPS) 
العمل مع فرق تكنولوجيا المعلومات لضمان أن الأنظمة الإدارية وأنظمة إدارة الحركة تعمل بشكل منتظم ومحدثة.

المؤهلات الرئيسية:
التعليم:
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو الخدمات اللوجستية او ليسانس حقوق  أو مجال ذي صلة. 
الخبرة:
5-7 سنوات من الخبرة في إدارة الشئون الإدارية وإدارة الحركة  ، مع ما لا يقل عن 3 سنوات في دور المدير.
سجل حافل في إدارة العمليات المكتبية والموظفين والميزانيات.
المهارات:
مهارات قوية في القيادة وإدارة الأفراد.
قدرات تنظيمية وتعدد مهام ممتازة.
اهتمام كبير بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات.
مهارات اتصال كتابية وشفهية قوية.
يتقن البرامج المكتبية (على سبيل المثال ، MS Office) وأنظمة إدارة الحركة.
إدارة الميزانية والخبرة في مراقبة التكاليف.

السمات الشخصية:
مهارات قوية في التعامل مع الآخرين والقدرة على العمل مع فرق متنوعة.
مستوى عال من النزاهة والاحتراف.
استباقية وقادرة على توقع الاحتياجات التنظيمية وإدارة الحركة.
القدرة على العمل بشكل جيد تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية