§ Greet and welcome customers and external guests.
§ Direct visitors to the appropriate person and meeting rooms.
§ Assist some departments in administrative work.
§ Answer, screen and forward incoming phone calls.
§ Ensure reception area is tidy and presentable, with all necessary stationery and material (e.g. pens, forms and brochures)
§ Provide basic and accurate information in-person and via phone/email
§ Receive, sort and distribute daily mail/deliveries and correspondences
§ Maintain office security by following safety procedures and controlling access via the reception desk.
§ Order front office supplies and keep inventory of stock.
§ Update calendars and schedule meetings and meeting rooms reservations
§ Keep updated records of visitors, mentioning their information, visit reason, timings and concerned departments.
Requirements
-Bachelor Degree in business Administration or equivalent.
-1-3 years’ Proven work experience as a Front Office Representative or similar role
-Proficiency in Microsoft Office Suite
-Hands-on experience with office equipment (e.g. fax machines and printers)
-Professional attitude and appearance
-Solid written and verbal communication skills
§ تحية وترحيب العملاء والضيوف الخارجيين.
§ توجيه الزوار إلى الشخص المناسب وغرف الاجتماعات.
§ مساعدة بعض الأقسام في الأعمال الإدارية.
§ الرد، الفرز وتحويل المكالمات الواردة.
§ ضمان بقاء منطقة الاستقبال نظيفة ومرتبة، مع جميع اللوازم والمواد الضرورية (مثلاً الأقلام والنماذج والكتيبات)
§ توفير معلومات أساسية ودقيقة حضورياً وعبر الهاتف/البريد الإلكتروني
§ استلام البريد اليومي والطرود وتوزيعها وتوصيلها
§ الحفاظ على أمان المكتب باتباع إجراءات السلامة والسيطرة على الدخول عبر مكتب الاستقبال.
§ طلب مستلزمات المكتب الأمامي والحفاظ على مخزونها.
§ تحديث التقويمات وجدولة الاجتماعات وحجوزات غرف الاجتماعات
§ الحفاظ على سجلات الزوار محدثة، مع ذكر معلوماتهم وأسباب الزيارة والتوقيتات والأقسام المعنية.
المتطلبات
-درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو ما يعادلها.
-1-3 سنوات من الخبرة العملية المثبتة كممثل استقبال أمامي أو دور مشابه
-الإلمام بمجموعة Microsoft Office
-خبرة عملية مع معدات مكتبية (مثل أجهزة الفاكس والطابعات)
-الموقف والمظهر المهني
-مهارات اتصال كتابية وشفوية قوية