وصف الوظيفة
الأدوار والمسؤوليات
المسؤوليات
الدعم التنفيذي
- إدارة تقويم المدير التنفيذي وجدول الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.
- إعداد جداول أعمال الاجتماعات والعروض التقديمية والتقارير وإحاطات التنفيذ.
- تدوين محاضر الاجتماعات والمتابعة على عناصر العمل لضمان إكمالها في الوقت المحدد.
- تنسيق الاتصال بين المدير التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
- التعامل مع المعلومات السرية بمهنية وتقدير للخصوصية.
العمليات والتنسيق
- متابعة المبادرات الاستراتيجية والمتابعة مع الأقسام بخصوص التسليمات والمواعيد النهائية.
- المساعدة في رصد مؤشرات الأداء الرئيسية للشركة وإعداد لوحات معلومات تنفيذية.
- تنسيق المشاريع عبر الأقسام وضمان التوافق بين الإدارات.
- دعم مبادرات تحسين العمليات وجهود الكفاءة التشغيلية.
بحوث السوق والتقارير
- إجراء أبحاث السوق والمنافسين لدعم قرارات الأعمال.
- إعداد التقارير والتحليلات والملخصات التنفيذية للمراجعة القيادية.
- جمع وتنظيم معلومات ذكاء الأعمال المتعلقة باتجاهات الصناعة وفرصها.
الاتصالات ودعم العلامة التجارية
- ضمان الاتساق والاحترافية في الاتصالات التنفيذية.
- دعم إعداد الإعلانات المؤسسية والعروض والرسائل القيادية.
- التنسيق مع فريق التسويق بشأن مبادرات العلامة التجارية التنفيذية والفعاليات المؤسسية.
التوثيق والإدارة
- الحفاظ على سجلات منظمة للوثائق التنفيذية والتقارير والعروض.
- تتبع القرارات والموافقات وعناصر المتابعة الأساسية.
- دعم المهام الإدارية المتعلقة بالعقود والموردين والمراسلات التجارية.
الملف المرشح المرغوب
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو التسويق أو الإدارة أو الاتصالات، أو مجال ذي صلة.
- 1-2 سنوات خبرة في المساعدة التنفيذية، عمليات الأعمال، تنسيق المشاريع، أو دور مشابه.
- مهارات تواصل باللغة الإنجليزية ممتازة (كتابة وتحدثاً).
- خبرة قوية عملية باستخدام أدوات الإنتاجية والذكاء الاصطناعي لتحسين الكفاءة، البحث، إنشاء المحتوى، التقارير، والتواصل. (ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, وغيرها)
- إلمام قوي ببرامج Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word) وGoogle Workspace.
- خبرة في إعداد التقارير التنفيذية والعروض والوثائق التجارية.
- مهارات تنظيم وإدارة الوقت بشكل قوي.
- القدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة وتيرتها.
- مستوى عالٍ من الاحترافية والسرية.
- مهارات تحليلية وحل مشكلات قوية.
- الخبرة في العمل مباشرة مع القيادة العليا تعتبر ميزة.
- ال familiarity مع أنظمة CRM وأدوات إدارة المشاريع وأدوات تقارير الأعمال مطلوبة.