مساعد إداري - الموارد البشرية
نبذة عن الدور
نبحث عن مدير تنفيذي للعمليات الإدارية متميز في التنظيم واستباقية العمل للانضمام إلى فريقنا. يُعدّ هذا الدور ركيزةً أساسية لضمان سلاسة العمليات الداخلية عبر مجالات الموارد البشرية، وتنسيق المشاريع، والتدريب، ووسائل التواصل الاجتماعي، والاتصالات الخارجية (CRM ومتابعة مكتب المساعدة). يُتوقع من المرشح المثالي أن يكون العمود الفقري التشغيلي للمنظمة، داعماً الإدارة وضامناً التنسيق بين الأقسام والموردين والشركاء.
المسؤوليات الرئيسية
إدارة الموارد البشرية وتوثيق الموظفين
• إدارة وثائق دورة حياة الموظف بما تشمل العقود، ومستندات الإلحاق، والإقرارات بالسياسات، والتجديدات

• الحفاظ على سجلات الموظفين منظمةً ومحدَّثةً باستمرار

• صياغة عقود العمل والتعديلات عليها ومراجعتها والتنسيق بشأنها

• ضمان الامتثال لقوانين العمل المحلية والسياسات الداخلية للموارد البشرية

• دعم تنسيق التوظيف وجدولة المقابلات وإجراءات الإلحاق

• متابعة أرصدة الإجازات وسجلات الحضور وتقييمات فترة التجربة



التدريب والتطوير الداخلي
• تطوير برامج الإلحاق للموظفين الجدد وتنسيقها

• إجراء تدريب داخلي على العمليات لضمان فهم الموظفين لمسارات العمل والأدوات والتوقعات

• إنشاء مواد تدريبية وإجراءات تشغيل موحدة وتوثيق داخلي

• تقييم فهم الموظفين من خلال التقييمات والملاحظات ومتابعة الأداء

• تحديد الفجوات المهارية والتوصية بمبادرات تدريبية لتحسين الكفاءة

• مراقبة أداء فترة التجربة وتقديم ملاحظات منهجية للقيادة

• ضمان التحسين المستمر للعمليات الداخلية عبر تحديثات التدريب



تنسيق المكتب والمرافق
• إدارة اتفاقيات إيجار المكتب وتجديد عقود الإيجار والتواصل مع الملاك

• الإشراف على شراء اللوازم المكتبية وإدارة الأصول وصيانة المرافق

• ضمان بيئة عمل آمنة ونظيفة واحترافية لجميع الموظفين

• تنسيق عمليات نقل المكتب أو التوسع أو التجديد عند الحاجة

• إدارة العلاقات مع الموردين ومزودي الخدمات (النظافة، والبنية التحتية لتقنية المعلومات، والخدمات العامة، إلخ)



التواصل الاجتماعي وتنسيق العلامة التجارية
• إدارة حسابات التواصل الاجتماعي للشركة وجدولة المحتوى

• التنسيق مع فرق التسويق أو الوكالات بشأن الحملات والمخرجات

• تتبع مقاييس التفاعل وإعداد تقارير أداء شهرية

• ضمان اتساق العلامة التجارية عبر جميع المنصات



الدعم التنفيذي وإعداد التقارير
• العمل بوصفه الدعم الإداري الرئيسي للإدارة

• إعداد تقارير تشغيلية أسبوعية وشهرية

• تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية عبر الأقسام ومتابعة مقاييس الأداء

• ضمان تنفيذ الأولويات الاستراتيجية التي تضعها القيادة



التواصل الخارجي وإدارة الموردين
• العمل وسيطاً بين الشركة والشركاء التسويقيين الخارجيين

• إدارة علاقات الموردين والعقود وتجديدها

• التفاوض على اتفاقيات الخدمة وضمان تسليم المخرجات

• التنسيق مع الموردين ومزودي الخدمات لضمان استمرارية التشغيل

• الحفاظ على تواصل احترافي مع أصحاب المصلحة الخارجيين



دعم مكتب المساعدة
• الإشراف على مسار مكتب المساعدة بالشركة لضمان الالتزام بـ SLA، وتتبع التذاكر، وإدارة جداول المهام مع بنود أوامر العمل

• مراقبة أنشطة مكتب المساعدة والمتابعات ومؤشرات الأداء الرئيسية

• إنشاء تقارير وتحليلات مكتب المساعدة لدعم قرارات تطوير الأعمال

• تدريب الموظفين على أفضل ممارسات مكتب المساعدة وضمان تبنيها بشكل متسق عبر الفرق



المؤهلات المطلوبة
الخبرة والتعليم
• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو الموارد البشرية أو مجال ذي صلة

• خبرة من 2 إلى 4 سنوات في الإدارة أو العمليات أو تنسيق الموارد البشرية أو إدارة المكاتب

• يُفضَّل بشدة وجود خبرة في التدريب أو الإلحاق أو إدارة العمليات الداخلية

• تُعدّ خبرة دعم الإدارة العليا أو أصحاب الأعمال ميزةً إضافية



المهارات التقنية
• إتقان Microsoft Office وGoogle Workspace

• خبرة في أنظمة الموارد البشرية وإدارة الوثائق

• الإلمام بأدوات إدارة المشاريع (مثل Odoo وAsana وTrello *********** وغيرها)

• معرفة منصات التواصل الاجتماعي وأدوات التحليلات

• مهارات قوية في إعداد التقارير والتوثيق

• القدرة على إنشاء مواد تدريبية منظمة وتوثيق إجراءات التشغيل الموحدة



الكفاءات الأساسية
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت استثنائية

• انضباط قوي في المتابعة والاهتمام بالتفاصيل

• مهارات تواصل كتابية وشفهية ممتازة

• القدرة على تعدد المهام وترتيب الأولويات في بيئة عمل سريعة الإيقاع

• عقلية حل المشكلات والمبادرة الاستباقية

• مهارات قوية في التيسير والتدريب



متطلبات اللغة
• إتقان اللغتين العربية والإنجليزية إلزامي (كتابةً وتحدثاً)



المؤهلات المفضلة
• معرفة بقانون العمل وإجراءات الامتثال للموارد البشرية

• خبرة في التفاوض مع الموردين وإدارة العقود

• الإلمام بتتبع مؤشرات الأداء وإعداد التقارير التنفيذية

• شهادة في إدارة المشاريع أو الموارد البشرية تُعدّ ميزةً إضافية



مقاييس الأداء
يُقاس النجاح في هذا الدور وفق المعايير التالية:



• دقة واكتمال توثيق الموارد البشرية

• فاعلية برامج الإلحاق والتدريب

• أداء الموظفين خلال فترات التجربة

• تنفيذ المشاريع الداخلية في الوقت المحدد

• معدلات إتمام المهام وكفاءة المتابعة

• جودة التقارير التنفيذية واتساقها

• الالتزام بالعقود وأداء الموردين

• كفاءة التوظيف وفاعلية الفرز

• تحسينات الكفاءة التشغيلية



مجال مؤشر الأداء
المقياس
الامتثال لقوانين العمل
100% امتثال للوائح قانون العمل
التوظيف
متوسط وقت التوظيف ≤ 30 يومًا
الاحتفاظ بالموظفين
معدل دوران سنوي أقل من متوسط القطاع
تسليم المشاريع
≥ 90% من المشاريع الداخلية تُسلَّم في الموعد
أداء مكتب المساعدة
معدل الالتزام بـ SLA ≥ 95%
دقة بيانات CRM
≥ 98% اكتمال ودقة البيانات
تنفيذ التدريب
100% إتمام خطة التدريب السنوية
رضا الموظفين
≥ 80% درجة رضا في الاستطلاعات السنوية


ظروف العمل
• دوام كامل من السبت إلى الخميس

• العمل من المكتب مع سفر عرضي للتدريب أو اجتماعات الموردين أو المهام المتعلقة بالمكتب

• قد تُطلب ساعات عمل إضافية خلال فترات الذروة أو مواعيد تسليم المشاريع