توزع مهام مدخل البيانات ومتابع فواتير المشتريات على ثلاثة محاور رئيسية لضمان سير العمل بكفاءة وفعالية. المحور الأول يتعلق بإدارة البيانات، حيث يتولى الموظف مسؤولية إدخال بيانات المشتريات اليومية التي تشمل أوامر الشراء، الفواتير، وأذونات الاستلام في النظام المحاسبي أو نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بدقة وسرعة. كما يلتزم بتحديث وصيانة قواعد بيانات الموردين والمواد الكهربائية المتنوعة مثل الكابلات، المواسير، ولوحات التوزيع. ولضمان جودة العمل، يجب عليه مراجعة البيانات المدخلة بانتظام للتأكد من خلوها من الأخطاء وتصحيح أي تناقضات، بالإضافة إلى أرشفة المستندات الورقية والإلكترونية بشكل منظم يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.

أما المحور الثاني فيركز على متابعة وتدقيق فواتير المشتريات. يقوم الموظف باستلام فواتير الموردين ومراجعتها بدقة للتأكد من صحة البيانات الواردة فيها كالأسعار والكميات والشروط. ويتولى إجراء عملية المطابقة الثلاثية (Three-way Matching) للتأكد من تطابق أمر الشراء مع إذن الاستلام وفاتورة المورد. في حال وجود أي اختلافات أو مشاكل متعلقة بالفواتير أو التسعير، يتولى التواصل الفعال مع الموردين لحلها. بعد ذلك، يقوم بإعداد وتجهيز الفواتير المعتمدة وتسليمها لقسم الحسابات لجدولة عمليات الدفع في المواعيد المحددة، مع متابعة المرتجعات والإشعارات الدائنة لضمان تسجيلها في النظام.

وفيما يخص المحور الثالث المتعلق بالتقارير والدعم الإداري، يُكلف الموظف بإعداد تقارير دورية سواء كانت أسبوعية أو شهرية توضح حالة الفواتير من حيث الدفع والاستحقاق والتعليق. كما يقدم الدعم الإداري لفريق المشتريات من خلال متابعة الشحنات وتواريخ التس