Training Administration & Appointment Coordination Assistant(Experience: Maximum 3 Years) About the Academy Lancaster College is a leading institution dedicated to providing elite professional postgraduate programs (Executive MBA and DBA). We are seeking an exceptional administrative professional to join our team as an Appointment & Training Coordination Assistant. In this role, you will serve as the distinguished face of our academy and play a pivotal part in supporting our executive learners and managing daily operations. Job Purpose To efficiently manage and coordinate all lecture schedules and appointments, serving as the primary, effective liaison between the Academy and our participants (corporate managers and executives). The role ensures a seamless, highly professional administrative experience, encompassing both organizational logistics and financial follow-ups. Key Duties & Responsibilities Communication Channels Management: Interact and communicate effectively with current and prospective participants via all official channels (phone calls, emails, Whats App, and interactive platforms), representing the Academy with the utmost professionalism. Lecture & Schedule Coordination: Arrange, schedule, and align lecture dates in direct coordination with professors and lecturers, ensuring any updates are immediately communicated to learners. Financial Follow-up: Accurately track, follow up on, and administratively document tuition fees and installment payments from participants. Situational Leadership & Problem Solving: Deal swiftly and intelligently with scheduling conflicts or logistical obstacles, demonstrating strong situational management skills to guarantee learner satisfaction. Negotiation & Persuasion: Effectively guide and persuade prospective applicants, facilitating their enrollment process into MBA and DBA programs, and following up on the completion of their academic files. Administrative Organization: Maintain, organize, and regularly update student records, attendance sheets, and commitment logs. Qualifications & Requirements Experience: 1 to 3 years of maximum experience in (Administrative Coordination, VIP Customer Service, Appointment Setting, or Tele sales). Prior experience within educational centers or universities is highly preferred. Education: Bachelor’s degree in a relevant field. Interpersonal Skills:Exceptional communication skills, tact, and active listening capabilities suitable for interacting with elite learners (directors, executives, and heads of sectors). High capacity for negotiation, persuasion, and flexible problem-solving. Superb organizational skills with the ability to prioritize tasks effectively under pressure. Technical Skills: Proficiency in MS Office suite, email management, scheduling applications, and digital communication tools. Location: Residence in Maadi or nearby surrounding areas is preferred. Professional Grooming: A highly presentable, polished, and well-groomed appearance to perfectly represent the premium brand of the Academy. Compensation & Benefits Net Monthly Salary: EGP 10,000 to EGP 12,000 (Determined based on experience and interview evaluation). Work Environment: A sophisticated, professional, and supportive corporate environment that fosters academic and career growth. Networking: The opportunity to build a premium professional network with senior executives, researchers, and industry leaders.منسقة ومساعدة إدارية لشئون التدريب خبرة حد أقصي 3 سنواتعن الأكاديمية:تعد أكاديمية لانكستر كوليدج من المؤسسات الرائدة في تقديم برامج الدراسات العليا المهنية (الماجستير والدكتوراه المهنية في إدارة الأعمال). نحن نبحث عن كادر إداري متميز للانضمام إلى فريقنا كـ مسؤولة حجز مواعيد وتنسيق إداري، لتكون واجهة مشرفة للأكاديمية وصاحبة دور محوري في دعم الدارسين وإدارة العمليات اليومية.الهدف من الوظيفة:إدارة وتنسيق كافة المواعيد والجداول الزمنية للمحاضرات، والعمل كحلقة وصل رئيسية وفعالة بين الأكاديمية والسادة المتدربين (من مديري الشركات والمهنيين)، مع ضمان تقديم تجربة إدارية سلسة واحترافية تشمل المتابعة المالية والتنظيمية.المهام والمسؤوليات الوظيفية:إدارة وقنوات الاتصال: التفاعل والتواصل الفعال مع المتدربين الحاليين والجدد عبر كافة القنوات الرسمية (الاتصالات الهاتفية، البريد الإلكتروني، والواتساب وتطبيقات التواصل الفعال) وتمثيل الاكاديمية التمثيل الامثل.تنسيق جداول المحاضرات: ترتيب وجدولة المواعيد الخاصة بالمحاضرات بالتنسيق مع السادة المحاضرين، وإبلاغ الدارسين بأي تحديثات فورًا.المتابعة المالية: متابعة سداد الرسوم الدراسية والأقساط الخاصة بالسادة المتدربين بدقة، وتوثيقها إداريًا.قيادة المواقف وحل المشكلات: التعامل السريع والذكي مع أي عقبات أو تضارب في المواعيد، وامتلاك مهارة "إدارة الموقف" بكفاءة لضمان رضا الدارسين.التفاوض والإقناع: القدرة على إقناع المتقدمين الجدد وتسهيل إجراءات التحاقهم ببرامج الماجستير والدكتوراه، ومتابعة استكمال ملفاتهم.التنظيم الإداري: حفظ وتحديث سجلات البيانات الخاصة بالمتدربين ومستويات حضورهم والتزامهم.المؤهلات والشروط المطلوبة:الخبرة: خبرة عملية من سنة إلى 3 سنوات كحد أقصى في مجالات (المنسق الإداري، خدمة العملاء VIP، حجز المواعيد، أو المبيعات الهاتفية) – ويفضل من لديهن خلفية في المراكز التعليمية أو الجامعية.التعليم: حاصلة على مؤهل جامعي (بكالوريوس أو ليسانس) مناسب.المهارات الشخصية:مهارات تواصل قوية جداً ولباقة واستماع فعال تليق بالتعامل مع نخبة من الدارسين (مديرين ورؤساء قطاعات).قدرة عالية على التفاوض والإقناع وحل المشكلات بمرونة وذكاء.مهارات تنظيمية فائقة وقدرة على ترتيب الأولويات تحت ضغط العمل.المهارات التقنية: إجادة تامة للتعامل مع برامج (MS Office) وتطبيقات تنظيم المواعيد والبريد الإلكتروني وقنوات التواصل المختلفة.النطاق الجغرافي: يفضل ساكني المعادي أو المناطق القريبة منها.المظهر الشخصي: علي قدر من الجمال والهندام والاهتمام بالمظهر الشخصي لتمثيل الاكاديمية التمثيل الأمثل الائقالمزايا الوظيفية:راتب شهري صافي يبدأ من 10,000 وحتى 12,000 جنيه مصري يحدد بناءً على المقابلة الشخصية والخبرة.بيئة عمل احترافية، راقية، وداعمة للتطور المهني والأكاديمي.فرصة للتعامل مع شبكة علاقات متميزة من كبار المهنيين والباحثين.