المسمى الوظيفي: سكرتير تنفيذي للمدير التنفيذي
نوع الوظيفة: دوام كامل

ملخص الوظيفة:
يقدم السكرتير التنفيذي دعماً إدارياً شاملاً للمدير التنفيذي لشركة متعددة الأنشطة. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية استثنائية، والاهتمام بالتفاصيل، والقدرة على التعامل مع مهام متعددة بكفاءة. يعمل السكرتير التنفيذي كحارس للبوابة، حيث يدير جدول أعمال المدير التنفيذي، والتواصل، ويضمن سير العمل بسلاسة في المكتب التنفيذي.

المسؤوليات الرئيسية:
1- الدعم الإداري:
إدارة جدول أعمال المدير التنفيذي، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق المواعيد.
إعداد وتحرير المراسلات، والتقارير، والعروض التقديمية، وغيرها من الوثائق.
التعامل مع المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، ووسائل الاتصال الأخرى نيابة عن المدير التنفيذي.
تنظيم وحفظ ملفات وسجلات المدير التنفيذي مع ضمان السرية.
2- التواصل:
العمل كنقطة اتصال رئيسية بين المدير التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
صياغة وتدقيق رسائل البريد الإلكتروني، والمذكرات، وغيرها من وسائل الاتصال.
تسهيل التواصل الفعّال بين المدير التنفيذي وفريق الإدارة التنفيذية.
3- تنسيق الاجتماعات:
تنظيم وإعداد المواد اللازمة للاجتماعات، بما في ذلك جداول الأعمال، والعروض التقديمية، ومحاضر الاجتماعات.
حضور الاجتماعات وتدوين الملاحظات التفصيلية والمتابعة على نقاط العمل.
تنسيق ترتيبات السفر والإقامة والجداول الزمنية للمدير التنفيذي.
4- إدارة المشاريع:
المساعدة في تخطيط وتنفيذ المشاريع والمبادرات الخاصة.
متابعة تقدم المشاريع وتقديم التحديثات الدورية للمدير التنفيذي.
إجراء البحوث وجمع البيانات لدعم اتخاذ القرارات.
5- إدارة المكتب:
ضمان تشغيل المكتب التنفيذي بكفاءة وفعالية.
إدارة اللوازم المكتبية، والمعدات، والصيانة.
التواصل مع الأقسام الأخرى والموردين الخارجيين حسب الحاجة.

المؤهلات:
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة.
خبرة مثبتة كسكرتير تنفيذي، أو مساعد إداري، أو دور مشابه.
مهارات اتصال كتابية وشفهية ممتازة.
مهارات تنظيمية وإدارة الوقت قوية.
إتقان حزمة مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية والحفاظ على السرية.
مهارات حل المشكلات والقدرة على العمل بشكل مستقل.
مستوى عالٍ من الاحترافية والموقف الإيجابي.
يجب أن يكون الشخص مرتباً ونظيفاً دائماً، ويهتم بالنظافة الشخصية كأولوية أساسية.
المهارات المفضلة:
خبرة في العمل في بيئة متعددة الأنشطة.
معرفة بمبادئ وممارسات إدارة المشاريع.
الإلمام بأنظمة وإجراءات إدارة المكاتب.
ظروف العمل:
وظيفة بدوام كامل مقرها في مقر الشركة.
قد تكون هناك حاجة للسفر العرضي لدعم المدير التنفيذي خلال رحلات العمل.
اللغات:
إتقان اللغة الانجليزية تحدث وكتابة بطلاقة، المقابلات سوف تكون باللغة الإنجليزية