ما ستقوم به

• إدارة جدول أعمال المدير التكنولوجي التنفيذي (CTO)، واجتماعاته وسفرياته؛ وفرز البريد الإلكتروني المشترك وتحديد الرسائل التي تتطلب تدخل أحد المؤسسين.
• إدارة المكتب — المستلزمات، والمعدات، والمرافق، والصيانة، والزوار.
• إعداد وتقديم المستندات للجهات الحكومية والبنوك والسجل التجاري؛ والعمل مع المحاسب والمحامي الخارجيين.
• تهيئة الموظفين الجدد: العقود، والتأمينات الاجتماعية، والمعدات، والحسابات، وجدول الأسبوع الأول.
• إصدار فواتير العملاء، ومتابعة المدفوعات، ومتابعة الفواتير المتأخرة. جمع فواتير الموردين والإيصالات لصالح المحاسب.
• متابعة الاشتراكات وحسابات الموردين — الاستضافة السحابية، ومزودي خدمات الدفع، وأدوات البرمجيات كخدمة (SaaS)، ومنصات المستقلين — والتنبيه بمواعيد التجديد وأي أمور غير معتادة.
• إعداد نظرة عامة شهرية مبسطة عن التدفقات النقدية للمؤسسين.
• تنسيق المعاملات الورقية والمراسلات مع مكتب شريكنا في ألمانيا، ومتابعة المواعيد النهائية لعقود العملاء الألمان وبنود الامتثال.
• الحفاظ على تنظيم منصة ClickUp — تعيين المهام، وتحديد التواريخ، ووضوح جدول الأسبوع — وجمع مستجدات العمل من فرق التسويق والتصميم والهندسة قبل المراجعة الأسبوعية.
• إعداد مسودة التحديث الأسبوعي للعملاء بناءً على مدخلات الفريق لاعتمادها من أحد المؤسسين؛ وتدوين ملاحظات الاجتماعات ومتابعة تنفيذ إجراءات العمل.

ما نبحث عنه

• خبرة ثلاث سنوات أو أكثر كمساعد تنفيذي، أو مدير مكتب، أو منسق عمليات.
• إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية كتابةً وتحدثًا.
• منظم وموثوق: تنهي المهام وتتابع التفاصيل دون الحاجة للتذكير.
• إجادة التعامل مع الأرقام — الفواتير، وجداول البيانات الأساسية، ومتابعة المدفوعات.
• الكتمان والسرية التامة مع المعلومات المالية ومعلومات الموارد البشرية، والتي تشكل معظم ما تتعامل معه.
• إتقان استخدام Google Workspace — Gmail وCalendar وDrive وSheets — بسلاسة وكفاءة.

مهارات إضافية يُفضل وجودها

• إتقان اللغة الألمانية بمستوى A2 أو أعلى.
• خبرة سابقة في شركة برمجيات أو وكالة أو شركة ناشئة.
• خبرة في استخدام ClickUp أو Notion أو أي أداة مشابهة لإدارة المهام.
• دراسة أساسيات مسك الدفاتر أو المحاسبة.
• خبرة في التعامل مع المعاملات الحكومية المصرية والتأمينات الاجتماعية.

ما نقدمه لك

• تواصل مباشر مع المؤسسين، وصلاحية تحسين وتصحيح مجريات العمل بدلاً من الالتفاف عليها.
• فريق يتم بناؤه حولك خلال الأشهر الستة القادمة، وليس فريقًا تنضم إليه في مرحلته النهائية.
• أدوات جاهزة وموجودة بالفعل — Google Workspace، وClickUp، وWhatsApp Business، وExcel — بدلاً من نظام يتعين عليك ابتكاره.
• رفع التقارير مباشرة إلى المدير التكنولوجي التنفيذي والمؤسس المشارك.