ما ستقوم به

• إدارة جدول أعمال المدير التنفيذي للتكنولوجيا (CTO)، واجتماعاته، ورحلات سفره؛ وفرز البريد الإلكتروني المشترك وتحديد الرسائل التي تتطلب تدخل أحد المؤسسين.
• إدارة المكتب — المستلزمات، والمعدات، والمرافق، والصيانة، واستقبال الزوار.
• إعداد وتقديم المستندات والوثائق للجهات الحكومية والبنوك والسجل التجاري، والتعاون مع المحاسب والمحامي الخارجيين.
• إعداد الموظفين الجدد للانضمام للعمل: العقود، والتأمينات الاجتماعية، والمعدات، والحسابات، وجدول الأسبوع الأول.
• إصدار فواتير العملاء، ومتابعة المدفوعات، ومتابعة الفواتير المتأخرة. وجمع فواتير وإيصالات الموردين للمحاسب.
• مراقبة الاشتراكات وحسابات الموردين — الاستضافة السحابية، ومزودي خدمات الدفع، وأدوات البرمجيات كخدمة (SaaS)، ومناصات العمل الحر — والتنبيه بمواعيد التجديد وأي أمور غير معتادة.
• إعداد نظرة عامة شهرية مبسطة عن التدفقات النقدية للمؤسسين.
• تنسيق الأوراق والمراسلات مع مكتب شريكنا في ألمانيا، ومتابعة المواعيد النهائية لعقود العملاء الألمان وبنود الامتثال.
• الحفاظ على تنظيم منصة ClickUp — إسناد المهام، وتحديد التواريخ، ووضوح جدول الأسبوع — وجمع مستجدات حالة العمل من فرق التسويق والتصميم والهندسة قبل المراجعة الأسبوعية.
• صياغة التحديث الأسبوعي للعملاء بناءً على مدخلات الفريق لاعتماده من أحد المؤسسين، وتدوين محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ المهام المطلوبة حتى اكتمالها.

ما نبحث عنه

• خبرة ثلاث سنوات أو أكثر كمساعد تنفيذي، أو مدير مكتب، أو منسق عمليات.
• إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية كتابةً وتحدثاً.
• منظم وموثوق: تنجز المهام وتتابعها حتى نهايتها دون الحاجة للتذكير.
• إجادة التعامل مع الأرقام — الفواتير، وجداول البيانات الأساسية، ومتابعة المدفوعات.
• الكتُمان والسرية التامة في التعامل مع المعلومات المالية ومعلومات الموارد البشرية، والتي تشكل معظم ما يمر عليك في عملك.
• إتقان التعامل مع أدوات Google Workspace — مثل Gmail وCalendar وDrive وSheets — بسهولة وسلاسة.

مهارات إضافية يُفضل وجودها

• إتقان اللغة الألمانية بمستوى A2 أو أعلى.
• خبرة سابقة في شركة برمجيات، أو وكالة، أو شركة ناشئة.
• خبرة في التعامل مع منصات إدارة المهام مثل ClickUp أو Notion أو ما يماثلها.
• دراسة أساسيات مسك الدفاتر أو المحاسبة.
• خبرة في التعامل مع المعاملات الحكومية المصرية والتأمينات الاجتماعية.

ما نقدمه لك

• تواصل مباشر مع المؤسسين، وصلاحية تحسين وتطوير إجراءات العمل بدلاً من الالتفاف عليها.
• فريق يتم بناؤه حولك خلال الأشهر الستة القادمة، وليس فريقاً تنضم إليه في مرحلته النهائية.
• أدوات جاهزة وموجودة بالفعل — Google Workspace، وClickUp، وWhatsApp Business، وExcel — بدلاً من نظام يتعين عليك ابتكاره.
• تكون التبعية المباشرة للمدير التنفيذي للتكنولوجيا والشريك المؤسس.