Actively follow up with various departments to ensure periodic reports, tasks, and data are submitted on time according to the management's schedule.
Maintain and update the office filing system (both soft and hard copies) for memos, letters, and administrative records.
Monitor office inventory (stationary, pantry supplies, etc.) and coordinate requests to ensure the administrative office runs smoothly without interruptions.
Assist in scheduling and preparing meeting rooms for internal teams or executive management.
Assist in monitoring daily employee attendance, checking sign-in/sign-out logs, and preparing basic monthly attendance summaries for the HR department.
Manage the administrative office's front desk, receive incoming calls, filter corporate emails, and welcome guests and visitors professionally.
التتبع النشط مع مختلف الأقسام لضمان تقديم التقارير الدورية والمهام والبيانات في الوقت المحدد وفق جدولة الإدارة.
الحفاظ على نظام أرشفة المكتب وتحديثه (كلا من النسخ الرقمية والمطبوعة) للمذكرات والرسائل والسجلات الإدارية.
مراقبة مخزون المكتب (الأدوات المكتبية، إمدادات المطبخ، إلخ) وتنسيق الطلبات لضمان سير العمل الإداري في المكتب بسلاسة ودون انقطاعات.
المساعدة في جدولة وتحضير قاعات الاجتماعات للفرق الداخلية أو الإدارة التنفيذية.
المساعدة في متابعة حضور الموظفين اليومي، فحص سجلات الدخول والخروج، وتحضير ملخص حضور شهري بسيط لقسم الموارد البشرية.
إدارة مكتب الاستقبال الإداري، استقبال المكالمات الواردة، تصفية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالشركة، والترحيب بالضيوف والزوار بشكل مهني.
Tanqeeb.com is the pioneering search engine in The Arab World. Tanqeeb Gathers all the suitable jobs on various platforms for you in one place.
