وصف الوظيفة
إنشاء المستندات والسجلات والحفظ للتحكّم فيها في كل من أنظمة filing الفيزيائية والرقمية
التأكد من أن جميع المستندات تُتبع بالتسميات الصحيحة، والتحكّم بالإصدار، وتدفقات الموافقات
استلام وتسجيل وتوزيع وتتبع المستندات الواردة والصادرة
الحفاظ على سجلات وقوائم المستندات، وتتبع الوضع (قيد المسودة، قيد المراجعة، معتمد، مؤرشف)
التأكد من دقة المستندات واكتمالها وتحديثها قبل التوزيع
التنسيق مع الأقسام ذات الصلة للحصول على الموافقات وحل قضايا التوثيق
التأكد من الامتثال لسياسات الشركة والمعايير الجودة والمتطلبات التنظيمية.
إدارة برامج التحكم في المستندات أو أنظمة ERP
دعم التدقيقات الداخلية والخارجية من خلال توفير وصول فوري إلى سجلات دقيقة
أرشفة المستندات القديمة والحفاظ على جداول الاحتفاظ
التأكد من سرية وأمان المعلومات الحساسة
المتطلبات
- درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
- 1–3 سنوات من الخبرة في التحكم في المستندات أو الدعم الإداري.
- الكفاءة في MS Office وأنظمة إدارة المستندات.
- إتقان عالي للتفاصيل ومهارات تنظيمية قوية.
- مهارات اتصال كتابية وشفوية جيدة.
المزايا
Job description
Create, maintain, and control documents and records in both physical and digital filing systems
Ensure all documents follow proper naming conventions, version control, and approval workflows
Receive, log, distribute, and track incoming and outgoing documents
Maintain document registers and logs, tracking status (draft, under review, approved, archived)
Ensure documents are accurate, complete, and up to date before distribution
Coordinate with relevant departments to obtain approvals and resolve documentation issues
Ensure compliance with company policies, quality standards, and regulatory requirements.
Manage document control software or ERP systems
Support internal and external audits by providing timely access to accurate records
Archive obsolete documents and maintain retention schedules
Ensure confidentiality and security of sensitive information
Requirements
- Bachelor's degree or diploma in business administration or related field.
- 1–3 years of experience in document control or administrative support.
- Proficiency in MS Office and document management systems.
- Strong attention to detail and organizational skills.
- Good written and verbal communication skills.
Benefits