مسئول / مسؤولة عن الدعم الإداري الشامل للمدير التنفيذي، وتنسيق العمليات اليومية للمكتب، وإدارة الاتصالات والمراسلات والاجتماعات والسفر، وإعداد التقارير والوثائق، والحفاظ على سرية المعلومات، وضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة لدعم أهداف القيادة العليا، وهي حلقة وصل حيوية بين المدير التنفيذي والموظفين وأطراف خارجية.
المسؤوليات والمهام الرئيسية:
إدارة الاتصالات: تنسيق البريد الوارد والصادر، الرد على المكالمات والبريد الإلكتروني، وتوجيه الاستفسارات للجهات المعنية.
إدارة الجداول والاجتماعات: تنظيم جدول أعمال المدير التنفيذي، إعداد وتجهيز الاجتماعات، وتوثيق المحاضر، وتنسيق الفعاليات.
إعداد المستندات والتقارير: صياغة المراسلات، إعداد التقارير والعروض التقديمية، وتجميع البيانات اللازمة لدعم القرارات.
تنظيم العمل المكتبي: إدارة الأنظمة، الأرشفة، حفظ السجلات، وتوفير اللوازم المكتبية.
دعم السفر: ترتيب وحجز السفر، وتجهيز كافة المستندات المتعلقة به.
إدارة المهام اليومية: التعامل مع المهام الإدارية المتنوعة التي تضمن سير العمل بسلاسة، مثل استقبال الزوار.
الحفاظ على السرية: ضمان سرية المعلومات والبيانات الحساسة التي تتعامل معها.
المهارات والمؤهلات الأساسية:
مهارات تنظيمية وتخطيطية وإدارة وقت ممتازة.
مهارات تواصل قوية (شفوية وكتابية).
القدرة على تعدد المهام والعمل تحت الضغط.
مهارات التعامل الشخصي الممتازة وبناء العلاقات.
الكفاءة في استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس والتطبيقات المكتبية.
النزاهة والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية.
القدرة على استباق احتياجات المدير التنفيذي وتقديم الدعم الاستباقي