1- استقبال الوثائق الواردة من الادارات المختلفة وتبويبها حسب الأصول المعتمدة.
2- أرشفة الوثائق وحفظها وذلك ضمن نظام الأرشيف المعتمد.
3- الاحتفاظ بالنسخة الأصلية من الوثائق في المكان المناسب.
4- ادخال البيانات على الحاسوب واستخراج التقارير المطلوبة.
5- المساعدة في تحليل وتطوير النظام الخاص بالأرشيف.
6- القيام بأية أعمال اخرى يكلف بها والمشاركة بفاعلية في اي عمل اضافي يطلب منه.
الوصف الوظيفي لمراقب المستندات:
استلام وتوزيع المستندات:
استلام المستندات من مختلف المصادر، سواء كانت ورقية أو رقمية، وتسجيلها في نظام التحكم في المستندات. ثم توزيع المستندات على الأطراف المعنية داخل المؤسسة أو خارجها.
تصنيف وتخزين المستندات:
تصنيف المستندات بناءً على نوعها، وموضوعها، وتاريخها، ثم تخزينها في نظام مركزي يسهل الوصول إليها.
تتبع المستندات:
متابعة حركة المستندات، وتحديث سجلات التتبع لضمان معرفة مكان وجود كل مستند في أي وقت.
إنشاء وتنفيذ إجراءات التحكم في المستندات:
وضع وتنفيذ إجراءات واضحة للتحكم في المستندات، بما في ذلك تسمية المستندات، وإصدارها، ومراجعتها، واعتمادها، وأرشفتها.
ضمان الامتثال:
التأكد من أن جميع المستندات تتبع الإجراءات المعتمدة، وتتوافق مع المتطلبات القانونية والتنظيمية.
إجراء عمليات التدقيق:
إجراء عمليات تدقيق دورية لأنظمة التحكم في المستندات للتأكد من دقتها وفعاليتها.
إدارة الوصول إلى المستندات:
تحديد من يمكنه الوصول إلى المستندات، وتحديد مستوى الوصول لكل شخص، وضمان الحفاظ على سرية المستندات.
التواصل مع الأطراف المعنية:
التواصل مع فرق المشروع، والمهندسين، والمقاولين، وأصحاب المصلحة الآخرين لحل أي مشاكل تتعلق بالمستندات.
تطوير قوالب المستندات:
تطوير قوالب موحدة للمستندات الشائعة، لضمان الاتساق والاحترافية في جميع المستندات.
التدريب:
تقديم التوجيه والتدريب للموظفين على إجراءات التحكم في المستندات.
المهارات المطلوبة:
مهارات تنظيمية ممتازة والاهتمام بالتفاصيل.
إتقان استخدام برامج إدارة المستندات وأنظمة الكمبيوتر.
مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.
القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة المهام المتعددة.
القدرة على العمل بشكل مستقل وفي فريق.
معرفة جيدة بإجراءات التحكم في المستندات.
القدرة على تحليل المشكلات واقتراح الحلول