- يقوم السكرتير التنفيذي بتقديم الدعم الإداري والإشرافي للمديرين أو الإدارة العليا، ويشمل ذلك إدارة المواعيد والاجتماعات، وتنسيق المراسلات، وإعداد التقارير، وإدارة الموارد المكتبية، وضمان سير العمليات بسلاسة.

المهام الرئيسية للسكرتير التنفيذي:

• إدارة المواعيد والاجتماعات:

تنظيم جداول أعمال المديرين، وتحديد المواعيد، وحجز القاعات، والتنسيق مع الأطراف المعنية.

• تنسيق المراسلات:

التعامل مع البريد الوارد والصادر، سواء كان ذلك عبر البريد الإلكتروني أو التقليدي، وتحديد أولوياتها.

• إعداد التقارير والوثائق:

كتابة التقارير، والمذكرات، والعروض التقديمية، والوثائق الأخرى التي تطلبها الإدارة.

• إدارة الموارد المكتبية:

التأكد من توافر اللوازم المكتبية، ومتابعة طلبات الشراء، والحفاظ على نظام أرشيفي فعال.

• التعامل مع الزوار والمكالمات:

استقبال الزوار، والرد على المكالمات الهاتفية، وتحويلها إلى الأشخاص المناسبين.

• تنظيم السفر:

حجز تذاكر السفر، والفنادق، وترتيبات السفر الأخرى للمديرين.

• الحفاظ على السرية:

التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية تامة.

• دعم الإدارة العليا:

تقديم الدعم الإداري اللازم للإدارة العليا في مختلف المهام.

• التنسيق بين الإدارات:

تسهيل التواصل والتعاون بين مختلف الإدارات.

• تنظيم الأرشفة:

حفظ وتنظيم الوثائق والمستندات بطريقة منظمة لسهولة الوصول إليها.

المهارات المطلوبة للسكرتير التنفيذي:

• مهارات تنظيمية عالية:

القدرة على تنظيم الوقت، وإدارة المهام المتعددة، والحفاظ على ترتيب المكتب.

• مهارات تواصل ممتازة:

القدرة على التواصل اللفظي والكتابي بفعالية، والتواصل مع مختلف المستويات.

• مهارات استخدام التكنولوجيا:

الإلمام ببرامج مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، PowerPoint)، والقدرة على استخدام أجهزة المكتب الحديثة.

• مهارات التعامل مع العملاء:

القدرة على التعامل مع الزوار والعملاء بلباقة ومهنية.

• مهارات حل المشكلات:

القدرة على تحديد المشكلات، وإيجاد حلول فعالة لها.

• إتقان اللغة الإنجليزية:

القدرة على التواصل باللغة الإنجليزية، سواء كتابةً أو تحدثًا.

• القدرة على العمل تحت الضغط:

القدرة على العمل بكفاءة في بيئة عمل تتطلب السرعة والدقة.

أهمية وظيفة السكرتارية التنفيذية:

• تعتبر السكرتارية التنفيذية من الوظائف الحيوية التي تساهم في تحقيق أهداف المنظمة من خلال توفير الدعم الإداري اللازم للإدارة العليا، مما يساعد على تحسين الكفاءة والإنتاجية.