استقبال الزوار:
- الترحيب بالزوار والعملاء وتوجيههم إلى الشخص أو القسم المعني.
- التعامل مع استفسارات الزوار والمساعدة في توفير المعلومات المتعلقة بالخدمات أو المنتجات.
إدارة المكالمات الهاتفية:
- الرد على المكالمات الهاتفية بطريقة احترافية.
- تحويل المكالمات إلى الأقسام المناسبة أو تسجيل الرسائل للمسؤولين عند عدم تواجدهم.
- التعامل مع الاستفسارات الهاتفية المتعلقة بالخدمات أو المواعيد.
تنظيم المواعيد:
- تنسيق المواعيد للمقابلات والاجتماعات الداخلية.
- إدارة الجدول الزمني للمديرين أو الموظفين الآخرين وتنظيم المواعيد بشكل فعال.
- التأكد من أن كل اجتماع أو لقاء يتم وفقًا للجدول الزمني المحدد.
إدارة البريد والمراسلات:
- استقبال البريد الوارد والطرود وتوزيعها على الأقسام أو الموظفين المعنيين.
- إرسال البريد والمراسلات الصادرة حسب الحاجة.
- التأكد من تنظيم المراسلات والملفات بطريقة صحيحة.
إعداد وصيانة الوثائق الإدارية:
- تنظيم الملفات والمستندات الخاصة بالمكتب بشكل مرتب ومنظم.
- تقديم الدعم الإداري الأساسي، مثل طباعة الوثائق، نسخها، وتحضيرها للاجتماعات.
مراقبة المرافق:
- ضمان أن منطقة الاستقبال تظهر دائمًا بشكل لائق ومنظم.
- الحفاظ على النظافة والراحة في منطقة الاستقبال.
الدعم اللوجستي:
- مساعدة الزوار أو الموظفين في تحديد أماكن الاجتماعات أو الغرف التي يحتاجون إليها.
- تقديم الدعم للأقسام المختلفة فيما يتعلق بالاحتياجات اليومية مثل تجهيز المواد المكتبية أو الخدمات اللوجستية.
متابعة وإدارة البيانات:
- تسجيل وتوثيق المعلومات المتعلقة بالزوار أو المكالمات التي يتم تلقيها.
- الحفاظ على قاعدة بيانات دقيقة لعدد الزيارات، والمواعيد، والأحداث.
تعزيز صورة الشركة:
- تقديم صورة إيجابية واحترافية عن الشركة أو المؤسسة من خلال التفاعل مع الزوار والعملاء.
- الحفاظ على علاقة ودية ومحترمة مع الزوار والعملاء لضمان تجربة زيارة مميزة.
Skills
- شهادة ثانوية عامة أو ما يعادلها، ويفضل شهادة دبلوم في الإدارة أو المجالات ذات الصلة.
- خبرة سابقة في مجال الاستقبال
- معرفة جيدة باستخدام أجهزة الكمبيوتر وتطبيقات Microsoft Office أو برامج إدارة البيانات.
- مهارات في التعامل مع الأشخاص وقدرة على توفير خدمة العملاء بشكل احترافي.
- مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة.
- قدرة على التعامل مع المواقف المختلفة بحرفية ولباقة.
- مهارات تنظيم قوية وقدرة على تعدد المهام.
- قدرة على العمل تحت الضغط وفي بيئة سريعة.
- مهارات حل المشكلات بشكل فعّال وابتكاري.
- مهارات الكمبيوتر الأساسية (مثل برامج معالجة النصوص، البريد الإلكتروني، الجداول الإلكترونية).