الوصف الوظيفي
مسؤول تخطيط الصيانة والمواد هو الشخص الذي يضمن تنفيذ خطط الصيانة بكفاءة من خلال توفير قطع الغيار والمواد المطلوبة في الوقت المناسب مع مراقبة المخزون وتنسيق العمليات بين الادارات المختلفة لتحقيق أعلى إنتاجية بأقل تكلفة ممكنة.
المهام العامة
• مراجعة خطة الصيانة الدورية (وقائية وتنبؤية) بالتعاون مع إدارة الصيانة وتحديد توقيت احتياجات الصيانة.
• انشاء خطة شراء احتياجات الصيانة وتحديد أولويات التوريد للاحتياجات بالتنسيق مع إدارة المشتريات
• بناء على احتياجات العمل وجدول توقيتات الصيانة وإصدار طلبات الشراء بعد مراجعة أرصدة المخزون المتوفر لضمان توافر الاحتياجات قبل بدأ أعمال الصيانة.
• مراجعة طلبات الشراء للتأكد من اكتمال البيانات والمواصفات والكود الصحيح و التحقق من توافق المخزون مع طلبات الشراء والاحتياجات الفعلية.
• مراقبة مستويات المخزون ومدي توافره طبقا للحد الأدنى والحد الأقصى للمخزون وإصدار طلبات إعداد طلبات الشراء لقطع الغيار او الأدوات التي قاربت ع النفاذ عند وصولها الي نقطة إعادة الطلب أو الغير متوفرة باستخدام برنامج SAP بعد اعتماد طلب الشراء من مدير الصيانة/الإنتاج او الجهة الطالبة
• تنفيذ المتابعة الدقيقة اليومية لمخزون قطع الغيار والمعدات الحرجة لتجنب توقف العمليات يوميا و تقديم طلبات شراء لقطع الغيار او الأدوات بالتنسيق مع إدارة المشتريات بعد اعتمادها من مدير الصيانة / الانتاج أو الجهة الطالبة
• مراجعة التوقعات(Forecasts )المقدمة من الادارات الطالبة لتقدير الاحتياجات المستقبلية وإصدار طلبات الشراء لها طبقا للموعد المحدد للتوريد في قائمة التوقعات بعد اعتماده من مدير الجهة الطالبة
• اصدار طلبات الشراء الطارئة والعاجلة للمعدات والآلات والأدوات المطلوبة من إدارة الإنتاج والصيانة والادارات الأخرى بعد مراجعة سبب الاحتياج والمواصفات والبيانات والكود واعتماده من مدير الإدارة الطالبة والتنسيق مع إدارة المشتريات لتنظيم عملية التوريد وتحديد الموعد وافادة الإدارة الطالبة بموعد التوريد
• التواصل مع إدارة المشتريات بشأن التوريدات ذات الأهمية العالية. والتواصل مع الموردين ان لزم الأمر لضمان توافر الاحتياجات في الموعد المحدد.
• متابعة تنفيذ عمليات تحديث الحد الأدنى والحد الأقصى للمخزون بواسطة الجهات المعنية ف الموعد المحدد طبقا للأجراء المعمول به بالشركة.
• تقديم التوصية اللازمة لإدارة الصيانة وإدارة الانتاج والادارات الأخرى والاخطار المبكر عن أي انحرافات في الحد الأدنى والحد الأقصى لاتخاذ الاجراء التصحيحي لعملية التحديث لحدود التخزين.
• التنسيق بين الأقسام
• العمل كحلقة وصل بين المشتريات, الانتاج, الصيانة, وإدارة المخازن
• متابعة تنفيذ الطلبات وإبلاغ الادارات بحالة الطلبات والمواعيد المتوقعة للتسليم.
• التعاون مع قسم الصيانة لتحديد احتياجاتهم من القطع ومواد الصيانة.
• التنسيق مع قسم الانتاج لفهم متطلباتهم وتوفير المواد في الوقت المناسب
• العمل مع قسم المشتريات لضمان توفير المواد بالمواصفات والجودة المطلوبة.
• متابعة تنفيذ الطلبات و ابلاغ الادارات بحالة الطلبات والمواعيد المتوقعة للتسليم.
• إعداد التقارير:
✓ إعداد تقارير دورية عن مستويات المخزون واحتياجات إدارة الصيانة وإدارة الانتاج
✓ تقديم تقارير رصف المواد وقطع الغيار مقارنة بالخطط .
✓ تحليل معدلات التوريد من الموردين والمندوب مقارنة مع خطط توريد احتياجات الصيانة و الانتاج
✓ تقرير الأصناف المتوفرة والنواقص.(Report Availability Stock)
✓ تقرير الأصناف ذات الحركة البطيئة(Items Moving-Slow)
✓ تقرير الأصناف الراكدة ( Stock Dead )
✓ تقرير استخدام المواد ومقارنتها بالخطط.
✓ تقرير نسبة الفاقد والتالف.
✓ تقرير خطط شراء المواد حسب الأولوية
✓ تقرير تقييم أداء الموردين.
✓ تقرير الالتزام بجداول التسليم
✓ تقارير عن أي تأخير في توريد الطلبات وتأثيره علي العمليات
✓ تقارير شهرية عن تنفيذ أعمال الصيانة الوقائية والتنبؤية.
• التنسيق مع إدارة المخازن لتحديث السجلات و ضمان تسجيل العمليات اليومية من رصف واستلام أول بأول لضمان دقة الأرصدة عند اصدار طلبات الشراء أوال وضمان توفير الاحتياجات اللازمة.
Skills
الوصف الوظيفي
مسؤول تخطيط الصيانة والمواد هو الشخص الذي يضمن تنفيذ خطط الصيانة بكفاءة من خلال توفير قطع الغيار والمواد المطلوبة في الوقت المناسب مع مراقبة المخزون وتنسيق العمليات بين الادارات المختلفة لتحقيق أعلى إنتاجية بأقل تكلفة ممكنة.
المهام العامة
• مراجعة خطة الصيانة الدورية (وقائية وتنبؤية) بالتعاون مع إدارة الصيانة وتحديد توقيت احتياجات الصيانة.
• انشاء خطة شراء احتياجات الصيانة وتحديد أولويات التوريد للاحتياجات بالتنسيق مع إدارة المشتريات
• بناء على احتياجات العمل وجدول توقيتات الصيانة وإصدار طلبات الشراء بعد مراجعة أرصدة المخزون المتوفر لضمان توافر الاحتياجات قبل بدأ أعمال الصيانة.
• مراجعة طلبات الشراء للتأكد من اكتمال البيانات والمواصفات والكود الصحيح و التحقق من توافق المخزون مع طلبات الشراء والاحتياجات الفعلية.
• مراقبة مستويات المخزون ومدي توافره طبقا للحد الأدنى والحد الأقصى للمخزون وإصدار طلبات إعداد طلبات الشراء لقطع الغيار او الأدوات التي قاربت ع النفاذ عند وصولها الي نقطة إعادة الطلب أو الغير متوفرة باستخدام برنامج SAP بعد اعتماد طلب الشراء من مدير الصيانة/الإنتاج او الجهة الطالبة
• تنفيذ المتابعة الدقيقة اليومية لمخزون قطع الغيار والمعدات الحرجة لتجنب توقف العمليات يوميا و تقديم طلبات شراء لقطع الغيار او الأدوات بالتنسيق مع إدارة المشتريات بعد اعتمادها من مدير الصيانة / الانتاج أو الجهة الطالبة
• مراجعة التوقعات(Forecasts )المقدمة من الادارات الطالبة لتقدير الاحتياجات المستقبلية وإصدار طلبات الشراء لها طبقا للموعد المحدد للتوريد في قائمة التوقعات بعد اعتماده من مدير الجهة الطالبة
• اصدار طلبات الشراء الطارئة والعاجلة للمعدات والآلات والأدوات المطلوبة من إدارة الإنتاج والصيانة والادارات الأخرى بعد مراجعة سبب الاحتياج والمواصفات والبيانات والكود واعتماده من مدير الإدارة الطالبة والتنسيق مع إدارة المشتريات لتنظيم عملية التوريد وتحديد الموعد وافادة الإدارة الطالبة بموعد التوريد
• التواصل مع إدارة المشتريات بشأن التوريدات ذات الأهمية العالية. والتواصل مع الموردين ان لزم الأمر لضمان توافر الاحتياجات في الموعد المحدد.
• متابعة تنفيذ عمليات تحديث الحد الأدنى والحد الأقصى للمخزون بواسطة الجهات المعنية ف الموعد المحدد طبقا للأجراء المعمول به بالشركة.
• تقديم التوصية اللازمة لإدارة الصيانة وإدارة الانتاج والادارات الأخرى والاخطار المبكر عن أي انحرافات في الحد الأدنى والحد الأقصى لاتخاذ الاجراء التصحيحي لعملية التحديث لحدود التخزين.
• التنسيق بين الأقسام
• العمل كحلقة وصل بين المشتريات, الانتاج, الصيانة, وإدارة المخازن
• متابعة تنفيذ الطلبات وإبلاغ الادارات بحالة الطلبات والمواعيد المتوقعة للتسليم.
• التعاون مع قسم الصيانة لتحديد احتياجاتهم من القطع ومواد الصيانة.
• التنسيق مع قسم الانتاج لفهم متطلباتهم وتوفير المواد في الوقت المناسب
• العمل مع قسم المشتريات لضمان توفير المواد بالمواصفات والجودة المطلوبة.
• متابعة تنفيذ الطلبات و ابلاغ الادارات بحالة الطلبات والمواعيد المتوقعة للتسليم.
• إعداد التقارير:
✓ إعداد تقارير دورية عن مستويات المخزون واحتياجات إدارة الصيانة وإدارة الانتاج
✓ تقديم تقارير رصف المواد وقطع الغيار مقارنة بالخطط .
✓ تحليل معدلات التوريد من الموردين والمندوب مقارنة مع خطط توريد احتياجات الصيانة و الانتاج
✓ تقرير الأصناف المتوفرة والنواقص.(Report Availability Stock)
✓ تقرير الأصناف ذات الحركة البطيئة(Items Moving-Slow)
✓ تقرير الأصناف الراكدة ( Stock Dead )
✓ تقرير استخدام المواد ومقارنتها بالخطط.
✓ تقرير نسبة الفاقد والتالف.
✓ تقرير خطط شراء المواد حسب الأولوية
✓ تقرير تقييم أداء الموردين.
✓ تقرير الالتزام بجداول التسليم
✓ تقارير عن أي تأخير في توريد الطلبات وتأثيره علي العمليات
✓ تقارير شهرية عن تنفيذ أعمال الصيانة الوقائية والتنبؤية.
• التنسيق مع إدارة المخازن لتحديث السجلات و ضمان تسجيل العمليات اليومية من رصف واستلام أول بأول لضمان دقة الأرصدة عند اصدار طلبات الشراء أوال وضمان توفير الاحتياجات اللازمة.