دعم فريق المبيعات من خلال إدارة العمليات الإدارية اليومية، وتنظيم وتتبع الطلبات والفواتير، وضمان تدفق البيانات والمعلومات بدقة وسرعة بين قسم المبيعات والإدارات الأخرى (مثل الحسابات والمخازن)، مما يساهم في تحقيق أهداف الشركة البيعية وتعزيز رضا العملاء.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:
إدارة البيانات والطلبات: معالجة طلبات البيع الواردة والتحقق من صحة البيانات (الأسعار، الكميات، الخصومات) قبل إدخالها على نظام الشركة (ERP / CRM).
التنسيق الداخلي: المتابعة المستمرة مع قسم المخازن لضمان توفر المنتجات، ومع قسم الشحن واللوجستيات لضمان تسليم الطلبات في المواعيد المحددة.
إعداد التقارير: إعداد تقارير المبيعات الدورية (أسبوعية/شهرية) وتجميع البيانات الإحصائية لمساعدة مدير المبيعات في اتخاذ القرارات.
خدمة العملاء والدعم: استقبال اتصالات واستفسارات العملاء، وتقديم الدعم الفني أو الإداري الأولي لهم، وتحويل الحالات المعقدة لمندوبي المبيعات.
إدارة المستندات: حفظ وتحديث سجلات العملاء، العقود، الفواتير، وعروض الأسعار بشكل منظم يسهل الرجوع إليه.
متابعة التحصيل: التنسيق مع القسم المالي لمتابعة المدفوعات المتأخرة وفواتير العملاء.
دعم فريق المبيعات: تنظيم مواعيد واجتماعات فريق المبيعات، ومساعدتهم في إعداد العروض التقديمية وعروض الأسعار (Proforma Invoices).
Prepare and process sales orders, invoices, and related documentation accurately and on time.
Coordinate with the sales team, warehouse, logistics, and finance departments to ensure smooth order fulfillment.
Maintain and update sales records, customer databases, and reports.
Prepare daily, weekly, and monthly sales reports and performance analyses.
Monitor stock availability and coordinate replenishment with relevant departments.
Handle customer inquiries, complaints, and follow-ups professionally.
Support the sales team with quotations, contracts, and administrative tasks.
Track sales targets, KPIs, and incentives for the sales team.
Ensure proper filing and documentation of all sales-related activities.
Assist in preparing presentations, meetings, and sales forecasts.