ما ستقوم به

• إدارة جدول مواعيد الرئيس التنفيذي للتكنولوجيا (CTO) والاجتماعات والسفر، وفرز البريد الإلكتروني المشترك وتحديد الرسائل التي تتطلب تدخل المؤسسين.
• إدارة المكتب — المستلزمات، المعدات، المرافق، الصيانة، والزوار.
• إعداد وتقديم المستندات للجهات الحكومية والبنوك والسجل التجاري، والعمل مع المحاسب والمحامي الخارجيين.
• إتمام إجراءات تعيين الموظفين الجدد: العقود، التأمينات الاجتماعية، المعدات، الحسابات، وجدول الأسبوع الأول.
• إصدار فواتير العملاء، ومتابعة المدفوعات، ومتابعة المستحقات المتأخرة. جمع فواتير ومستندات الموردين للمحاسب.
• متابعة الاشتراكات وحسابات الموردين — الاستضافة السحابية، مزودي خدمات الدفع، أدوات SaaS، منصات العمل الحر — والتنويه عن التجديدات وأي أمور غير معتادة.
• إعداد ملخص نقدي شهري بسيط للمؤسسين.
• تنسيق المعاملات الورقية والمراسلات مع مكتب الشريك الألماني، ومتابعة المواعيد النهائية لعقود العملاء الألمان وبنود الامتثال.
• الحفاظ على تنظيم منصة ClickUp — تعيين المهام، تحديد التواريخ، ووضوح جدول الأسبوع — وجمع مستجدات العمل من فرق التسويق والتصميم والهندسة قبل المراجعة الأسبوعية.
• صياغة التحديث الأسبوعي للعملاء بناءً على مدخلات الفريق لاعتماده من أحد المؤسسين، وتدوين ملاحظات الاجتماعات ومتابعة تنفيذ المهام الناتجة عنها.

ما نبحث عنه

• خبرة ثلاث سنوات أو أكثر كمساعد تنفيذي، مدير مكتب، أو منسق عمليات.
• إتقان اللغتين العربية والإنجليزية كتابةً وتحدثاً.
• منظم وموثوق: تنهي المهام وتتابعها حتى إتمامها دون الحاجة لتذكيرك.
• الارتياح في التعامل مع الأرقام — الفواتير، الجداول الإلكترونية الأساسية، ومتابعة المدفوعات.
• الكتمان والسرية التامة مع المعلومات المالية ومعلومات الموارد البشرية، والتي تشكل معظم ما تتعامل معه.
• إتقان التعامل مع Google Workspace — Gmail، Calendar، Drive، Sheets — بكفاءة وسلاسة.

ميزات إضافية يفضل وجودها

• إتقان اللغة الألمانية بمستوى A2 أو أعلى.
• خبرة سابقة في شركة برمجيات، وكالة، أو شركة ناشئة.
• خبرة في استخدام ClickUp، Notion أو أي أداة مشابهة لإدارة المهام.
• دراسة أساسيات مسك الدفاتر أو المحاسبة.
• خبرة في التعامل مع المعاملات الحكومية المصرية والتأمينات الاجتماعية.

ما نقدمه

• تواصل مباشر مع المؤسسين، وصلاحية تحسين وتطوير الإجراءات بدلاً من التجاوز عنها.
• فريق يتم بناؤه من حولك خلال الأشهر الستة القادمة، وليس فريقاً تنضم إليه في مراحله الأخيرة.
• أدوات جاهزة وموجودة بالفعل — Google Workspace، ClickUp، WhatsApp Business، Excel — بدلاً من نظام يتعين عليك ابتكاره.
• رفع التقارير مباشرة إلى الرئيس التنفيذي للتكنولوجيا والشريك المؤسس.